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Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur (German Edition) Taschenbuch – 15. April 2011

4.7 von 5 Sternen 7 Kundenrezensionen

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Produktbeschreibungen

Pressestimmen

"Prozessorientierte Ablage liefert eine Fülle von Anregungen. Werden die Tipps beobachtet, bleiben prozessbezogene Dokumente im direkten Zugriff, während sich abgelegtes Firmenwissen schnell reaktivieren lässt. Das Lehrbuch ist der ideale Begleiter für die Vorbereitung auf den Traum vom papierlosen Büro und liefert viele gute Argumente, um skeptische Kollegen zu überzeugen." Business & IT, 09/2008

"Das Paperback gibt nicht nur Hilfestellungen für Dokumentenmanagementprojekte, sondern kann unmittelbar als Leitfaden für eine sinnvolle Ablagestruktur genutzt werden. So sind Regeln für die Bezeichnung von Vorgängen und Dokumenten enthalten; wobei auch Sonderfälle berücksichtigt werden." IT-Mittelstand, 01-02/2008

Werbetext

Das nötige Know-how, um eine effiziente elektronische Ablage zu schaffen

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Top-Kundenrezensionen

Format: Taschenbuch
Noch ein Leitfaden!? So viele Bücher über Ablagetechniken habe ich schon gelesen, aber nein, dieses Buch ist anders.

Die Verfasser Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr stellen das von ihnen entwickelte sowie in kleinen und großen Organisationen erfolgreich erprobte Prozessorientierte Ablagesystem (PAS)® vor. Dies tun sie strukturiert und systematisch, so, wie jede Ablage und jedes Dokumentenmanagement auch sein sollen. Anschaulich und hochinteressant von der ersten bis zur letzten Seite. Eine Fundgrube für alle, die in Zeiten hohen Innovations-, Wettbewerbs- und Kostendrucks ihre Ablagestruktur mit der Methode PAS® modern und intelligent gestalten wollen: Ablage als Prozess, Schriftgutverwaltung DIN-konform und Dokumentenflüsse teamtransparent und effizient gesteuert.

Dieser Leitfaden vermittelt das dafür nötige Know-how, indem er zum einen Fachbegriffe der Ordnungstheorie, Ordnungsmerkmale von Dokumenten sowie die Termini Kernprozesse", Strategische Prozesse" und Unterstützungsprozesse" fachlich fundiert erklärt. Zum anderen werden mit ausführlichen Beispielen ausgewählte Geschäftsprozesse so gut erläutert, dass der Leser diese nachvollziehen und an seine eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

Die zahlreiche Abbildungen und Checklisten sowie die nützlichen Tipps und Hinweise erhöhen den praktischen Nutzen dieses Leitfadens.

Vor allen Dingen geben die Autoren in ihrem Buch mit dem prozessorientierten Musteraktenplan für kleine und mittelständische Unternehmen sowie den in Meilensteine gegliederten Projektetappen eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Umgestaltung von der historisch gewachsenen zur prozessorientierten Ablagestruktur.
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Format: Taschenbuch
2 Konzepte aus dem Buch helfen mir seit gut einem Jahr sowohl beruflich, als auch privat, Dokumente um einiges schneller zu finden, als vorher.

Aussage 1 = "Menschen erinnern sich am besten an Geschichten".
Die Ablage von Dokumenten nach Geschichten (=Prozessen) funktioniert sowohl beruflich ("Die technische Zeichnung x hatte ich das letzte mal in der Hand, als ich das Gerät von Kunde y repariert habe"), als auch privat ("Die Gehaltsabrechnung vom Dezember 2009 hatte ich das letzte mal, als ich die Steuererklärung für 2009 erstellt habe").

Konzept 2 = Verschlagwortung von Wissensdokumenten mit Hilfe einer Schlagwortkartei.
Diese Idee ist einfach und genial. Alles, was ich nicht nach Prozessen ablege, sammle ich in einem "Wissensarchiv" - sortiert nach fortlaufend nummerierten Aktenzeichen. In einer Schlagwortkartei (ich persönlich nutze dafür eine simple Textdatei auf meinem PC) verknüpfe ich die Schlagworte mit den Aktenzeichen im Wissensarchiv.
Seit ich dieses System betreibe, finde ich plötzlich Dinge wieder, die vorher in Papier- oder EDV-Ordnern unauffindbar gewesen wären. Manchmal erschrecke ich mich selber, wie schnell ich z.B. einen Prospekt von vor einem Jahr zur Hand habe, in dem ein interessantes Produkt gesehen habe.

Mein Fazit: Der Aufwand - sowohl finanziell als auf zeitlich - den ich in das Buch investiert habe, habe ich persönlich vielfach gelohnt - vor allem durch eingesparte Suchzeit.
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Format: Taschenbuch
Die Suche nach Dokumenten jeglicher Art kostet Geld, Zeit und Energie und ist damit pure Verschwendung. Eine stetig zunehmende Datenflut in verschiedenen Medien macht somit die zeitgerechte und qualitativ hochwertige Informationsbeschaffung für Mitarbeiter zu einer wachsenden Herausforderung. Hier setzen die Autoren Martina Müll-Schnurr und Wolfgang Steinbrecher mit ihrem Leitfaden zur prozessorientierten Ablage an und holen damit das Thema "Ablageorganisation" aus seiner stiefmütterlichen Behandlung heraus.
Nach der Vermittlung der theoretischen und rechtlichen Grundlagen zur Dokumentenablage im ersten Teil des Buches fühlt sich der Leser gut gerüstet für die Auseinandersetzung mit der prozessorientierten Ablage und der damit verbundenen Schaffung eines organisationsspezifischen Aktenplans. Die Schnittmenge zu "5S im Office" bilden die Kapitel über Ordnung am Arbeitsplatz und in der Teamstruktur, bevor die Autoren im letzten Teil Hinweise zur erfolgreichen Durchführung eines Reorganisationsprojektes geben.
Das Buch besticht - wie zu erwarten - durch eine klare Struktur, praxisnahe Beispiele und hilfreiche Zusammenfassungen am Schluss eines jeden Kapitels. Den Autoren ist es gelungen, die doch recht trockene Materie leicht verständlich zu vermitteln und so gibt das Buch viele gute Anstöße zur Auseinandersetzung und Umsetzung im eigenen Unternehmen. Und - last but not least - bringt es den Leser zu der Erkenntnis: auf dem Weg zum Lean Office kommt ein Unternehmen an dem Thema Ablagesystematik nicht mehr vorbei!
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Format: Taschenbuch
Spätestens, wenn man die Kapitelüberschriften liest, merkt man, dass auch diejenigen angesprochen sind, die aufgrund wissenschaftlicher Arbeiten eine Ordnung in ihren Dokumenten und Untersuchungen halten müssen. Es geht in diesem Buch nicht nur um eine weitere Literatur zur 'Schriftgutverwaltung', sondern um die Verwaltung von Dokumenten einer Organisation, ob auf Papier oder elektronischen Speichermedien. Es stellt heraus, dass diese Verwaltung Führungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundsätze zur Kernverantwortung des Managements gehören. Die Vorstellungen vom papierlosen Büro sind so alt wie die Datenverarbeitung Einzug in die Büros gehalten hat, doch so manche Entwicklung lässt wieder das Gegenteil aufleben.

Für die Praktiker wird das Kapitel 'Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen' von besonderem Interesse sein.
Auf jeden Fall ein Buch, durch das nicht nur Praktiker fesselt und ihre eigene Ablage- und Organisationsstruktur überdenken lässt und sondern auch zum Handeln animiert.

Die Autoren haben in einer sehr praxisorientierten Sicht die Probleme dargestellt und bieten auch Maßnahmen zur Beseitigung an. Sie verfügen beide über mehrjährige Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung. Und das hat sich sehr wohltuend auf Lesbarkeit des Werkes ausgewirkt. Dass die erste Auflage des Buches in Printform bereits nach kurzer Zeit vergriffen war und nur noch als E-Book lieferbar ist, spricht für die Akzeptanz der Darstellung. Eine zweite Auflage folgte in kurzer Zeit!
Der Betriebswirt, Ausgabe 4/2009

Der Betriebswirt
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