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Projekttermine und -kosten im Griff (Projektmanagement Klartext) Taschenbuch – 24. August 2009

4.5 von 5 Sternen 2 Kundenrezensionen

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Produktinformation

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Über den Autor und weitere Mitwirkende

Max L. J. Wolf, Diplom-Volkswirt, ist Geschäftsführer der Wolf Prozessmanagement-Training GmbH. Langjährige Erfahrung in der Einführung und Entwicklung von Projektmanagement-Methoden. Als Berater in verschiedenen Unternehmen tätig. Branchenerfahrung u.a. in IT, Automobil, Chemische und Pharmazeutische Industrie.

Leseprobe. Abdruck erfolgt mit freundlicher Genehmigung der Rechteinhaber. Alle Rechte vorbehalten.

DAS SZENARIOEin selbstständiger Bauingenieur, den ich in Projektabwicklung beriet, war zu einem Bauträger einbestellt worden. In der Besprechung bekam er den Auftrag, für die neu erbaute Parkgarage eines Einkaufscenters ein Fußgänger- und ein Fahrzeugtor zu entwerfen. Die einzige Grundlage war eine grobe Skizze, aus der hervorging, welche Maße die Tore maximal haben durften. Designvorstellungen waren nicht beschrieben, ebenso nicht weitere technische Details. Der Bauträger schien wenig Zeit und Interesse an Details meinte lediglich: „Das werden Sie schon machen." Wie sollte der Bauingenieur, der mit diesem Auftrag einen „Fuß in die Tür" des großen Bauträgers bekommen wollte, reagieren?Wege zur LösungProblem: Auftrag ist unvollständig, unscharf und mehrdeutig1. Der schnelle Weg: Auftraggeber per Interview befragen -> Schnelle, aber häufig lückenhafte Klärung2. Der formelle Weg: Lastenheft erstellen und präzisieren -> Aufwändige, aber meistens perfekte Klärung1 Der schnelle Weg: Auftraggeber per Interview befragenBei diesem Weg klären Auftraggeber und -nehmer die Details eines Auftrags im Gespräch Der Auftraggeber stellt sein Vorhaben kurz mündlich vor. Der Auftragnehmer bzw. die Projektleitung hören konzentriert zu. Auf den ersten Blick scheint der Auftrag klar und eindeutig zu sein. Dennoch fragt der Projektleiter nachden Sachzielen des Projekts, d. h. nach den Anforderungen an die Sachleistung: Funktion, Leistung, Qualität, Schnittstellen;den Abwicklungszielen, d. h. nach den Anforderungen an den Weg: Termine, Finanzierung, Aufwand/Kosten, Transparenz, Ablauf/Meilensteine, Ressourceneinsatz;den Rand- und Rahmenbedingungen, d. h. nach den Einflussfaktoren von außen: Kapazität, Konventionen, Gesetze, Normen, Richtlinien, Umweltschutz, Patente, Sprache, Knowhow. Im oben vorgestellten Beispiel sind dies z. B. folgende Fragen und Antworten:SachzieleWas genau soll das Produkt/die Anlage/das Ergebnis können? „Das Fahrzeugtor soll wetterresistent, robust und leicht bedienbar sein. Es soll 6,50 m breit und 2,60 m (= Rohbaumasse) hoch sein. Erwünscht ist die Ausführung glatt und in Alu."Was muss das Produkt/die Anlage/das Ergebnis unbedingt können? „Es soll als Einfahrschranke dienen. Das Gewicht soll so sein, dass das Tor leicht mittels elektrischen Antriebs zu öffnen und zu schließen ist."Andere Fragen könnten sein:Was genau wünschen Sie sich?Was genau machen Sie mit dem Produkt/der Anlage/dem Ergebnis?Wozu soll das Produkt/die Anlage/das Ergebnis dienen?Warum wünschen Sie sich überhaupt das Produkt/die Anlage/das Ergebnis?Wer soll das Produkt/die Anlage/das Ergebnis benutzen? AbwicklungszieleWelche terminlichen Vorstellungen haben Sie? „Die Tore sollen in vier Wochen einsatzbereit sein."Welchen Preis stellen Sie sich vor? „Es ist ein Budget von 9.000 Euro eingeplant." Rahmen- und RandbedingungenMüssen bestimmte Rahmen-, bzw. Randbedingungen beachtet werden? „Ja, die Gemeinde lässt nur ein Tor mit Fluchtweg zu. Ein Tor mit anderen Fluchtwegen muss als Plan neu eingereicht und genehmigt werden." Andere Fragen könnten hier sein:Welche Erfahrungen haben Sie/hat der Anwender auf diesem Gebiet?Was möchten Sie auf jeden Fall vermeiden?Was soll unbedingt erhalten bleiben?Die Antworten auf diese Fragen notiert sich der Projektleiter. Dann kann es bei diesem Weg schon losgehen: Der Auftrag ist in groben Zügen geklärt, es findet keine weiter Detaillierung der Ziele statt.Einen Überblick über das gesamte Tool „Auftragsklärung" finden Sie auf S. 40.VORSICHT BOMBE!In einem Gespräch neigen Zuhörer dazu, voreilige Schlüsse zu ziehen, unklare Äußerungen zu interpretieren oder in Fachjargon zu übersetzen. Dies kann zu Missverständnissen führen.So entschärfen Sie die Bombe1. Geben Sie dem Kunden das Gehörte zurück, indem Sie Sie die Antworten mit eigenen Worten zusammenfassen. Auf diese Weise erkennen Sie, ob das, was der Kunde gemeint hat, auch das ist, was Sie verstanden haben.2. Verschicken Sie Ihre Aufzeichnungen hinterher als Protokoll per Mail an den Auftraggeber und bitten Sie ihn um Bestätigung des Inhaltes.PROTermine: Die Auftragsklärung führt zu einem Angebot mit Grobkonzept. Das ist der erste Schritt, die Termine zu erreichen. Mündliche Absprachen sparen Zeit und ermöglichen einen schnellen Projektstart.Kosten: Eine schnelle Auftragsklärung spart Einstiegskosten.Karriere: Schnelle Erfolge zählen oft mehr als solides Handwerk. Passen Sie aber auf, dass der Einstieg kein Pyrrhussieg wird.CONTRATermine: Werden bei der Befragung die Ziele nicht eindeutig geklärt, steht das Projekt auf wackeligen Beinen. Es können Sachergebnisse entstehen, die der Kunde nicht haben will. Ihre Termine geraten ins Wanken.Kosten: Wer für den Papierkorb gearbeitet hat, wird fast immer Mehrkosten haben. Das Budget wird überschritten, Sie müssen nachverhandeln.Qualität: Die Instabilität der Informationen wird Qualitätsmängel im Ergebnis nach sich ziehen. Mangelnde Schriftlichkeit ist außerdem eine schlechte Basis für ein solides Änderungswesen.Fazit: Wann dieser Weg Erfolg versprichtDer befragende Weg sollte nur eingeschlagen werden, wenn Sie den Kunden gut kennen und mit ihm schon oft zusammengearbeitet haben. Dann werden Sie schon wissen, was er gemeint hat. Mündliche Absprachen und Aktionismus sind dann erfolgversprechend, wenn schon eine lange, solide und enge Zusammenarbeit stattgefunden hat. Auch sollte der Neuigkeitsgrad des Vorhabens nicht zu hoch sein. Damit ist die Gefahr hoher Kosten - falls Sie sichausnahmsweise doch missverstanden haben - nicht zu groß.Auch bei kleinen, überschaubaren Aufträgen hilft die Interviewtechnik weiter. Letztlich muss eine Rückkoppelung stattfinden, z. B. indem Sie im Gespräch die Aussagen Ihres Gegenübers mit eigenen Worten zusammenfassen und ein Protokoll anfertigen, das Sie abzeichnen lassen.

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Top-Kundenrezensionen

HALL OF FAMEam 14. Dezember 2009
Format: Taschenbuch
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am 8. März 2011
Format: Taschenbuch
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