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am 17. Dezember 2003
Haben Sie auch schon einige Bücher über Zeit- und Selbstmanagement gelesen und das hat alles irgendwie nicht so richtig funktioniert, jedenfalls nicht langfristig?
Dann sollten Sie es unbedingt mal mit diesem Buch versuchen (das erste, von dem ich behaupten kann, daß ich es wirklich in die Praxis umgesetzt habe!)
Der Autor stellt ein wirklich durchdachtes System verschiedener, auch bekannter, Organisationsmethoden vor, mit dem man wirklich alles, was so auf einen zukommt, aufnehmen und verarbeiten kann -sowohl beruflich als auch privat.
1. Erfassen
Hier wird erst mal alles zusammengetragen, was dort ist, wo es auf Dauer nicht hingehört. Das bezieht sich auf Schreibtisch, Schränke, Ablage, Zetttelwirtschaft ... Daten auf dem PC, E-Mails, Listen, Organizerinhalt, aber auch auf das, was man nur im Kopf mit sich rumträgt. Alles, was man schon längst mal tun wollte und hätte tun müssen. Aufschreiben!
2. Durcharbeiten
Jetzt wird der Riesenstapel auf Null gesetzt.
Worum handelt es sich? Und dann Kann man da was tun?
Wenn NEIN: in den Müll, auf einen Stapel „Vielleicht irgendwann" oder ins „Archiv" (alphabetisch sortiert, so kann man alles mögliche aufheben und auch leicht wiederfinden)
Wenn JA: Die Frage, die einen wirklich vorwärts bringt - Was ist der nächste Schritt?
Wenn das ganze nur zwei Minuten oder weniger dauert, sofort tun!
Wenn nicht, kann ich das jemanden anders aufhalsen (delegieren) ;-)?
Was dann übrig bleibt sind schwebende Vorgänge.
3. Organisieren
Alles was man delegiert hat, kommt auf die Liste „Warten auf", eine sehr praktische Gedächtnisstütze.
Alles was mit Fixterminen oder Dingen, die an bestimmten Tagen auf einen zukommen, zu tun hat, kommt in den „Terminkalender"(nur das!).
Alles an das man an einem bestimmten Tag/Monat wieder erinnert werden will, kommt in die „Terminkartei", auch als Wiedervorlage bekannt.
Alles was an „Nächsten Schritten" ermittelt wurde, kommt auf Listen, die nach Kontext sortiert werden. Z.B. Anrufe, am PC, im Büro, zu Hause, unterwegs, lesen/noch einmal durchgehen und je eine Liste für alle wichtigen Personen, mit denen man regelmäßig oder in größerem Umfang was zu besprechen hat und Konferenzen, an denen man teilnehmen muß.
So legt man seine Arbeit danach fest, wo bin ich im Moment, wieviel Zeit habe ich, wie geht's mir (einfaches oder anstrengendes) und dann erst Priorität!
Jetzt wird noch eine „Projektliste" erstellt - zum Überblick - und das „Projektmaterial" in greifbarer Nähe in Ordnern abgelegt.
Der Stapel „Vielleicht irgendwann" erhält einen eigenen Ordner (nach Umfang) mit einer entsprechenden Liste.
4. Durchsehen
täglich - Terminkalender, Terminkartei und „nächste Schritte"
Wochenüberblick - zum Dranbleiben
5. Erledigen
vier Kriterien für Entscheidungen, was aktuell zu tun ist
dreistufiges Modell zur Bewertung der täglichen Arbeit
sechsstufiges Modell für den Überblick über die eigene Tätigkeit
Nachdem ich das System umgesetzt hatte, ist es mir gelungen, vieles, was schon seit Monaten rumlag, gezielt abzuarbeiten.
Wenn man sich einmal dazu gebracht hat, immer alles aufzuschreiben und dann ein Mal in der Woche alles durchgehet, funktioniert es wirklich prima!
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am 2. Januar 2005
Nach der Lektüre eines Zeitmanagement-Buchs bin ich üblicherweise hochmotiviert, krame meinen Zeitplaner wieder hervor, schreibe zig Checklisten und priorisiere was das Zeug hält. Nach drei Wochen ist der Dampf heraussen und das Chaos droht wieder zurückzukehren.
Hier ist alles ganz anders. Sechs Monate sind vergangen, mein Schreibtisch ist so aufgeräumt, dass es sogar den Kollegen auffällt, in meiner Inbox tummeln sich 5-10 Mails statt 1600, was mit sich bringt, dass ich meine Mails deutlich schneller beantworte wie bisher. Ein halber Kubikmeter Papier ist in den Müll gewandert und das nagende Gefühl, etwas wichtiges zu vergessen zu haben, beschleicht mich nur mehr selten.
Grundlage für all das ist die in diesem Buch vorgestellte einfache, aber effektive Arbeitsmethodik, die es ermöglicht, sehr systematisch mit der Flut an Mails, Telefonaten und Papier umzugehen, die täglich über uns hereinbricht. Der Autor empfiehlt, zwei Tage ausschliesslich für die erste Umsetzung seines Systems einzuplanen, was wohl nicht jedem möglich sein wird. In diesem Fall sollte man sich ein paar Wochen für die Startphase zugestehen.
Schritt für Schritt werden alle Dinge, die bisher nur ein diffuses, schwammiges Unbehagen im Hinterkopf verursacht haben, in konkrete Aktionen verwandelt, die man tatsächlich zu tun beginnt. Bei aller Euphorie bleibe ich doch realistisch, Wunder wirkt dieses Buch (wahrscheinlich) auch nicht. Einige hundert konkrete Schritte wollen jetzt getan werden, und das wird etliche Monate in Anspruch nehmen. Dass ich es tatsächlich für möglich halte, das meiste davon umzusetzen, ohne etwas wesentliches zu vernachlässigen, verdanke ich zu einem guten Teil diesem Buch.
Der deutschen Übersetzung fehlt ein bisschen der Charme der englischen Originalausgabe 'Getting Things Done', auf die sich diese Rezension bezieht. Das tut der Nützlichkeit des Dargebotenen kaum Abbruch, verleiht aber den ersten drei Kapiteln eine Langatmigkeit, von der man sich nicht abschrecken lassen sollte. Das Resultat ist es allemal wert.
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am 14. Januar 2008
Mit Hilfe dieses Buches ist es in der Tat möglich in sein Leben etwas mehr Struktur zu bringen und den Kopf frei zu bekommen um sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren zu können. In diesem Sinne kann man das Buch sehr empfehlen.

Der Einzige große Kritikpunkt ist für mich die mangelnde deutsche Übersetzung, insbesondere deren Anpassung an den deutschen Kulturkreis, gerade im Bereich der konkreten Umsetzung. Leider hilft auch die Lektüre des englischen Originals in diesem Punkt kaum weiter, wenn man nicht ein paar Hintergrundinformationen hat.

Denn wenn David Allen davon spricht Aktenordner zu verwenden, denkt der Leser noch zu wissen was damit gemeint ist. Dies ändert sich jedoch spätestens an der Stelle, als er vorschlägt, immer mindestens 100 Stück davon vorrätig zu haben.
Jetzt kann man nun dies Punkt ignorieren und damit in arge Probleme kommen das System so umzusetzen, wie es David Allen empfiehlt, oder man wünscht sich an dieser Stelle einen erklärenden Kommentar des Übersetzers!

Denn das physische Objekt, von dem hier in dem Buch die Rede ist, ist mitnichten ein Leitz-Aktenordner oder ein Schnellhefter oder Ähnliches, sondern eine graue/beige Akte, wie man sie aus US-Fernsehserien kennt und welche dort "File Folders" heißen. Am ehesten kommt da noch das deutsche Wort "Aktenmappe" heran (ich empfehle die Recherche nach "File Folder" in der englischsprachigen Wikipedia, um sich mal anzuschauen, wie so etwas genau aussieht; bzw. findet man "Einstellmappen" in gut sortierten Büro-Shops).

Wenn man das nun weis, ergeben die ganzen Detail-Tipps von David Allen auch plötzlich Sinn (Aufbewahrung in Schubladen, für alles eine eigene Akte, etc.). Mit einem Ordner, wie man in Deutschland kennt, ergeben diese Tipps einfach keinen Sinn.
Da das ganze Ablagesystem auf diesen "Aktenmappen" basiert, die in Deutschland völlig ungebräuchlich sind, hätte ich mir an einigen Stellen einen klärenden Kommentar des Übersetzers wirklich gewünscht. Ich möchte nicht wissen, wie viele Leute an dem System gescheitert sind ("Das macht doch keine Sinn.") oder es ganz falsch (im Sinne von: anders als von David Allen ausgedacht) benutzen.
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am 25. September 2006
David Allen liefert nicht einfach eine weitere Anleitung, wie man mehr Arbeit in der gegebenen Zeit erledigt bekommt, sondern eine regelrechte wissenschaftliche Theorie des effektiven Umgangs mit der Zeit. Er hält seine Hinweise so allgemein, dass sie unabhängig von einem bestimmten Kalendersystem oder technischen Hilfsmittel (Outlook, PDA) funktionieren.

Paradoxerweise ist Allens Buch für Leute, die wirklich wenig Zeit haben, fast "unlesbar": Er schreibt mehr als 300 Seiten in einer relativ abstrakten Sprache. Tipp: Konzentrieren Sie sich auf den zweiten Teil des Buches! Sie sparen sich so 150 Seiten Lektüre und kommen direkt zum Thema. In sieben Unterkapiteln erklärt Allen Schritt für Schritt das von ihm entwickelte "Arbeitsflussdiagramm". Diese wichtige Abbildung wiederholt Allen dabei nicht weniger als vier mal im Buch!

Für mich war spannend, Elemente meines eigenen Zeitmanagements, die sich bei mir durch viele Versuche und Irrtümer entwickelt haben, bei Allen - konsequent durchdacht - wiederzufinden. So ist es eine der zentralen Einsichten, die das Buch vermittelt, alle ToDos nach der als nächstes nötigen Aktion in verschiedenen Listen festzuhalten. Und zwar nicht inhaltlich kategorisiert nach Themen und Projekten, sondern nach Gleichartikeit der Tätigkeit: Alle Anrufe auf einer Liste "Anrufen", alle delegierten Tätigkeiten auf einer Liste "Warten auf", alle nur im Büro zu durchzuführenden Arbeiten auf einer Liste "Office" usw. - Klingt banal, aber ist revolutionär für die eigene Produktivität.

Wenn Sie sich viele Versuche und Irrtümer ersparen und einen großen Schritt zu einem - auch ohne übermenschliche Disziplin - "machbaren" Zeitmanagement finden wollen, dann sollten Sie die Zeit und Mühe investieren, dieses bemerkenswerte Buch zu lesen.
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am 6. November 2002
Nicht jeder braucht dieses Buch, aber wer es braucht, braucht es wirklich. Wer angesichts der Stapel auf dem Schreibtisch und der überquellenden Mailbox nicht mehr weiß, wo er anfangen soll und öfters von dringenden Aufgaben überrascht wird, die vor ein paar Wochen noch gar nicht so dringend waren (...), der sollte unbedingt dieses Buch lesen. Die Regeln sind einfach und sofort umzusetzen, und wenn man es erst einmal geschafft hat, alles zu erfassen und in ein Ordnungssystem einzuordnen, ist das Gefühl der Erleichterung unbezahlbar.
Seit ich das System einigermaßen konsequent benutze, ist mein Schreibtisch und meine Inbox leer, mein Kopf ist frei, und die verschiedenen Tasklisten, die ich immer wieder angelegt hatte und die dann über kurz oder lang selbst in einem Stapel verschwanden, sind übersichtlich in meinem PDA erfasst und werden regelmäßig durchgesehen. Das Beste ist, daß ich tatsächlich kaum noch etwas vergesse - Dinge, die ich (für eine Weile oder auf Dauer) liegen lasse, lasse ich bewußt liegen. Dafür erledige ich andere Aufgaben locker nebenbei, die ich sonst (da keine hohe Priorität) wahrscheinlich bis zum Sankt-Nimmerleinstag nicht angefangen hätte.
Natürlich braucht man eine Weile, bis das Ganze rund läuft, und die eigentlichen Aufgaben erledigen sich damit auch nicht von selbst, aber von etlichen Büchern, die ich zum Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement gelesen habe, hatte dieses mit Abstand den größten und dauerhaftesten Nutzen. Ergänzt sich übrigens prima mit "Simplify your Life", einem andere exzellenten Buch, das auf einer etwas höheren Ebene ansetzt.
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am 3. Februar 2013
Nachdem ich viel Gutes über Allens Methode gehört hatte, wollte ich mich selbst davon überzeugen. Die Auszüge, die ich aus der englischen Originalausgabe fand, waren vielversprechend. Leider machte ich den Fehler und habe mir statt des Originals, die deutsche Ausgabe gekauft. Schon die Einleitung verursacht unangenehme Kopfschmerzen und nach der ersten Seite musste ich das Buch weglegen (erst nach zwei Stunden habe ich mich weiter vorgewagt, aber mehr als ein paar Seiten schafft man nicht am Stück!!). Ich kann mich meinen Vorrezensenten nur anschließen: Der Großteil des Textes macht den Eindruck von einem (überaus miesen) Übersetzungsprogramm übersetzt worden zu sein. Nicht wenige Sätze ergeben entweder gar keinen Sinn oder sind selbst nach mehrmaligem Lesen und gleichzeitigem Gehirnzermartern extrem schwer verständlich. Bei einem Ratgeber von diesem Format (immerhin ist Allen mit seiner Methode weltbekannt), sollte sein Buch auch in der deutschen Übersetzung nachvollziehbar und dementsprechend brauchbar sein. Das ist es leider nicht und der Verlag sollte sich wirklich schämen eine so grausige Übersetzung akzeptiert zu haben. Ich empfehle eine baldige korrigierte Neuauflage!!!

Mein Fazit: Fünf Sterne für Allens Methode "GTD". Null Sterne für die vorliegende Ausgabe.
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Wenn am Ende bei der Arbeit nicht dasjenige Ergebnis herauskommt, das man anvisiert hatte, dann gibt es drei große Ansätze zur Lösung. Ein verbreiteter Ansatz geht auf die psychologischen Hintergründe ein. Dabei werden Fragen wie Motivation, Aversion oder Blockaden beleuchtet. Die anderen beiden Ansätze gehen auf eine Unterscheidung von Peter Drucker zurück. Er unterschied zwischen: Die richtigen Dinge tun, also der Effektivität einerseits und die Dinge richtig tun, also der Effizienz andererseits.

In den letzten Jahren war die Management-Literatur von Themen zur Effektivität dominiert. Dabei geht es um Fragen wie die persönlichen Werte, um Ziele, um die Vision, aber auch um die Kommunikation. Das ist alles wichtig und richtig. Jedoch kam manch einem in den letzten Jahren der Verdacht, dass am Ende der Arbeit immer noch nicht das heraus kam, was man anvisiert hat.

Es fehlte schlicht die Effizienz. Effektivität und Effizienz benötigen einander. Genau hier bietet das Buch von David Allen einen gut gelungenen Ansatz, wie man die Effizienz seiner Arbeit und seines Ablagesystems steigern kann.

Die Philosophie ist einfach. David Allen geht von dem Idealbild eines Karatekämpfers aus, dessen Ziel es ist, einen "wasserklaren Geist" zu haben, so dass er unmittelbar und mit voller Konzentration auf alles reagieren kann. Um dies zu erreichen, muss sämtlicher Müll, den wir normalerweise im Kopf tragen - und der von der Arbeit ablenkt - (ich muss heute noch einkaufen, Paul braucht noch ein Geschenk, dringend xy anrufen, etc.) aus dem Kopf heraus. Und zwar in ein zuverlässiges und vollständiges Erinnerungssystem außerhalb des Kopfs.

Ein solches System haben zwar die meisten Menschen, in Form von Kalender, PDA, CRM-Systemen etc., aber es ist meist nicht effizient. Die Bearbeitungsregeln sind oft unvollständig, zu komplex oder einfach unklar. Mit dem Ergebnis, dass es sich irgendwo staut und die Stapel immer größer und die Listen immer länger und ungepflegter - und damit auch unbrauchbarer - werden. Hier bietet David Allen auf der Basis eines ziemlich einfachen Flussdiagramms eine leicht nutzbare Methode der persönlichen Arbeitsorganisation.

Fazit: Wenn Sie nicht mehr wissen, welche Farbe Ihre Schreibtischplatte hat, ist das System sehr empfehlenswert.
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am 23. Juni 2008
Die hier vorgestellte Getting-Things-Done-Methode (weitläufig als GTD-Methode bezeichnet) hilft tatsächlich den beruflichen sowie privaten Alltag ein ganzes Stück weit besser in den Griff zu bekommen. Umso erstaunlicher ist, dass Allens Konzept durchaus einfach anwendbar ist und zu schnellen Erfolgen führt - OHNE dass der Leser jetzt langwierig am "Schweinehund"-Anteil seiner Persönlichkeit arbeiten muss.
Die Frage, die sich mir jedoch nach Beenden des Buches aufdrang war, ob ich denn jetzt tatsächlich all die Seiten für die nützliche Summe der Erkenntnisse hätte lesen müssen. Der Inhalt ließe sich nämlich ohne weiteres auf weniger Seiten unterbringen, ohne dabei Einbußen bez. praktischem oder Hintergrundwissen hinnehmen zu müssen. David Allen wiederholt sich schlicht viel zu häufig.
Äusserst schwach ist zudem die (eigentlich nicht vorhandene) Struktur des Buches, was den Leser entsprechend in das nervige Unterfangen zwingt erneut durch die Seiten zu blättern nach den für sich brauchbaren Informationen.

Eine klare und gut abgestimmte Struktur wäre in Kombination mit Zusammenfassungen der Praxistipps wünschenswert - und wie die GTD-Methode selbst - einfach und doch sehr wirkungsvoll gewesen!
Die "grenzwertige" Übersetzung ist mir übrgiens auch aufgefallen und den Rezensionen, die diese bemängeln, kann ich nur zustimmen.
Ich halte daher die im Netz verfügbaren Infos zum GTD-Prinzip eigentlich für absolut ausreichend - das Geld wäre in einem schönen Schreibset und Ordner, welche Sie bei der Methodenumsetzung unterstützen können, besser investiert.
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am 25. September 2009
Über die Grundzüge der Methode haben meine Vorredner ja schon viel verraten, und der Meinung, dass die Methode sehr gut und hilfreich ist, schließe ich mich absolut an.

Ich stieß auf David Allens System über einen Hinweis in einem anderen Selbstmanagementbuch und las erst mal in wikipedia was es damit auf sich hat. Nachdem mir die grobe Beschreibung des Systems sehr gut gefallen hatte, war ich der Meinung, dass das Buch als Informationsquelle zur richtigen Umsetzung des Systems wohl am besten geeignet sei. Letzen Endes musste ich aber feststellen, dass Herr Allen zwar ein sehr gutes Selbstmanagementsystem erfunden hat, von einer übersichtlichen Gestaltung eines Ratgebers jedoch leider KEINE Ahnung hat.

Das Buch ist vom Schreibstil sehr ausschweifend, anstatt sachlich auf den Punkt zu kommen. Die Kapitel sind aus meiner Sicht nicht didaktisch sinnvoll aufgebaut und gereiht. Zum Beispiel werden die einzelnen Maßnahmen im mehreren Kapiteln unterschiedlich ausführlich erklärt. So fängt man erst mal mit einem Thema an, wechselt dann zum nächsten, um zum Schluss wieder auf das alte Thema, nur diesmal etwas ausführlicher, zurückzukommen. Auch fehlen die in Ratgebern so gut wie immer eingebauten Zusammenfassungen am Ende jedes einzelnen Kapitels, die das Gesagte nochmals auf die wichtigsten Punkte fokussieren. In der Folge ist es sehr schwer, sich die erforderlichen Vorbereitungen, bzw Abläufe zu merken und das System schnell umzusetzen. Selten habe so lange gebraucht, um einen Ratgeber fertigzulesen - was vor allem an der unglaublichen Langatmigkeit liegt.

Mein Tipp: Zunächst mal die besser strukturierten Internetinfos heranziehen und versuchen die Methode mit deren Hilfe umzusetzen. Da gibt es einige Schritt-für-Schritt-Tutorials, Userforen, und sogar der Wiki-Artikel ist schon ziemlich nützlich. Dies dürfte für diejenigen, die schnell mit der Methode beginnen wollen, bzw. auch nicht unbedingt Projektmanager oder Firmenchef sind, in jedem Fall die bessere Methode sein. Erst wenn man das Gefühl hat, dass man auf diesem Wege noch nicht genug Infos bekommen hat, kann man sich noch dieses Buch anschaffen. Man sollte dann aber unbedingt alles Wichtige sofort in eigenen Worten mitschreiben, sonst muss man hinterher lange suchen, bis man wichtige Passagen wiederfindet, die in diesem Buch leider im unstruktierten Fließtext untergehen.

Mein Fazit: Sehr gute Selbstmanagementmethode - leider äußerst schlecht erklärt!
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am 6. Januar 2016
Obwohl ich mich bisher bereits recht gut strukturiert gefühlt habe, hat mir die von David Allen vermittelte Arbeitsweise doch noch einen kraftvollen Schub in Richtung mehr Produktivität gegeben.

Was mir persönlich besonders geholfen hat, waren:
a) Das sofort aufschreiben, wenn ein Impuls aus meinem Inneren oder von außen kommt (um es "aus dem Kopf zu haben"). Ich bitte mittlerweile sogar andere Mitmenschen konsequenter (als bisher) mir Notizen zukommen zu lassen.
b) mir konsequent jeweils den nächsten Schritt eines Themas überlegen (sofern Handlungsbedarf für mich vorliegt)
c) Die 2-Minuten-Abwägung (dauert die nächste Aktivität weniger als 2 min oder doch deutlich länger?) ist eine ganz wertvolle und wichtige Strukturierungshilfe für mich. Hierdurch entsteht eine sehr nützliche Zweiteilung: eine gewisse Menge an Punkten arbeite ich sofort weg. Die restliche Menge steuere ich über Listen (siehe nächster Punkt), um alles im Überblick zu behalten.
d) in xls-Format Listen (Arbeitsblätter in einer Datei) führen für: Nächste Schritte (wenn Zeit vorhanden), Projekte, Vielleicht/irgendwann, Warten auf
e) Sehr gut gefallen hat mir auch Davids Erwähnung von Listenkategorien für alle Aspekte, die länger als 2 min dauern (und selbst erledigbar sind). Der Autor hat mich dazu geführt, mir intensiv Gedanken zu machen, welche Listenkategorien sinnvoll für mich sind und darüber meine Arbeit zu steuern
(aktuell sind Kategorien von mir - wen es interessiert - diese: Aufräumen - Einscannen - Einrichten/installieren - Kaufen - Kontaktieren - Konzipieren - Lesen - Recherchieren - Sichten - Überweisen), sicherlich werden es noch mehr, im Laufe der Zeit
f) virtuell als auch in physischer Form eine einfach strukturierte A-Z Registratur anzulegen und zu pflegen. Dies führt dazu, dass ich f1) weniger als bisher ansammle, f2) viel sofort wegschmeisse/lösche, f3) regelmäßig bereinige und den virtuellen und physischen Informationsbestand schlank halte.

Hier noch zwei Anmerkungen zu anderen Kritiken zu GTD:

Sprache deutsch: ich kann die Kritik anderer deutschsprechender Rezensoren teilweise nachvollziehen. Nicht immer sind englische Begriffe wirklich gut übersetzt worden.
Nachdem ich 30% der englischen Ausgabe gelesen habe, merkte ich, dass das Thema doch so eine Wichtigkeit für mich aufweist, dass ich besser auch die deutsche Buchversion (kindle) besorge.
Alles in allem hat sich dies (der Doppelkauf) definitiv gelohnt. Auch mit einer mittelprächtigen Übersetzung von englisch in deutsch konnte ich doch viele Aspekte in meiner Muttersprache schneller verstehen und für mich umsetzen.

Kritik an der Methode: ein anderer von mir sehr geschätzter Experte (Leo Babauta > Zen und Minimalismus im alltag) führte in diversen Artikeln an, dass GTD doch viele Probleme aufweisen würde und zu kurz gedacht sei.
Dieser Kritik von Leo kann ich mich nur sehr bedingt anschließen. Es ist - für mich - wie mit so vielem im Leben: es gibt da draußen ganz wundervolle Werkzeuge und Ansätze. Es liegt an uns individuell, was wir damit machen.

Wenn Sie mitunter das Gefühl haben, dass die Fülle der Impulse Sie überwältigt oder Sie ganz einfach produktiver sein wollen, ist der Kauf dieses Buches vielleicht etwas für Sie.

Aus Berlin,
Ihr Coach und Veränderungsberater
Matthias von Mitzlaff
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