Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag [Taschenbuch]

1. Erfassen
Hier wird erst mal alles zusammengetragen, was dort ist, wo es auf Dauer nicht hingehört. Das bezieht sich auf Schreibtisch, Schränke, Ablage, Zetttelwirtschaft ... Daten auf dem PC, E-Mails, Listen, Organizerinhalt, aber auch auf das, was man nur im Kopf mit sich rumträgt. Alles, was man schon längst mal tun wollte und hätte tun müssen. Aufschreiben!

2. Durcharbeiten
Jetzt wird der Riesenstapel auf Null gesetzt.
Worum handelt es sich? Und dann Kann man da was tun?
Wenn NEIN: in den Müll, auf einen Stapel „Vielleicht irgendwann" oder ins „Archiv" (alphabetisch sortiert, so kann man alles mögliche aufheben und auch leicht wiederfinden)
Wenn JA: Die Frage, die einen wirklich vorwärts bringt - Was ist der nächste Schritt?
Wenn das ganze nur zwei Minuten oder weniger dauert, sofort tun!
Wenn nicht, kann ich das jemanden anders aufhalsen (delegieren) ;-)?
Was dann übrig bleibt sind schwebende Vorgänge.

3. Organisieren
Alles was man delegiert hat, kommt auf die Liste „Warten auf", eine sehr praktische Gedächtnisstütze.
Alles was mit Fixterminen oder Dingen, die an bestimmten Tagen auf einen zukommen, zu tun hat, kommt in den „Terminkalender"(nur das!).
Alles an das man an einem bestimmten Tag/Monat wieder erinnert werden will, kommt in die „Terminkartei", auch als Wiedervorlage bekannt.
Alles was an „Nächsten Schritten" ermittelt wurde, kommt auf Listen, die nach Kontext sortiert werden. Z.B. Anrufe, am PC, im Büro, zu Hause, unterwegs, lesen/noch einmal durchgehen und je eine Liste für alle wichtigen Personen, mit denen man regelmäßig oder in größerem Umfang was zu besprechen hat und Konferenzen, an denen man teilnehmen muß.
So legt man seine Arbeit danach fest, wo bin ich im Moment, wieviel Zeit habe ich, wie geht's mir (einfaches oder anstrengendes) und dann erst Priorität!
Jetzt wird noch eine „Projektliste" erstellt - zum Überblick - und das „Projektmaterial" in greifbarer Nähe in Ordnern abgelegt.
Der Stapel „Vielleicht irgendwann" erhält einen eigenen Ordner (nach Umfang) mit einer entsprechenden Liste.

4. Durchsehen
täglich - Terminkalender, Terminkartei und „nächste Schritte"
Wochenüberblick - zum Dranbleiben

5. Erledigen
vier Kriterien für Entscheidungen, was aktuell zu tun ist
dreistufiges Modell zur Bewertung der täglichen Arbeit
sechsstufiges Modell für den Überblick über die eigene Tätigkeit

Nachdem ich das System umgesetzt hatte, ist es mir gelungen, vieles, was schon seit Monaten rumlag, gezielt abzuarbeiten.
Wenn man sich einmal dazu gebracht hat, immer alles aufzuschreiben und dann ein Mal in der Woche alles durchgehet, funktioniert es wirklich prima!

Hier ist alles ganz anders. Sechs Monate sind vergangen, mein Schreibtisch ist so aufgeräumt, dass es sogar den Kollegen auffällt, in meiner Inbox tummeln sich 5-10 Mails statt 1600, was mit sich bringt, dass ich meine Mails deutlich schneller beantworte wie bisher. Ein halber Kubikmeter Papier ist in den Müll gewandert und das nagende Gefühl, etwas wichtiges zu vergessen zu haben, beschleicht mich nur mehr selten.

Grundlage für all das ist die in diesem Buch vorgestellte einfache, aber effektive Arbeitsmethodik, die es ermöglicht, sehr systematisch mit der Flut an Mails, Telefonaten und Papier umzugehen, die täglich über uns hereinbricht. Der Autor empfiehlt, zwei Tage ausschliesslich für die erste Umsetzung seines Systems einzuplanen, was wohl nicht jedem möglich sein wird. In diesem Fall sollte man sich ein paar Wochen für die Startphase zugestehen.

Schritt für Schritt werden alle Dinge, die bisher nur ein diffuses, schwammiges Unbehagen im Hinterkopf verursacht haben, in konkrete Aktionen verwandelt, die man tatsächlich zu tun beginnt. Bei aller Euphorie bleibe ich doch realistisch, Wunder wirkt dieses Buch (wahrscheinlich) auch nicht. Einige hundert konkrete Schritte wollen jetzt getan werden, und das wird etliche Monate in Anspruch nehmen. Dass ich es tatsächlich für möglich halte, das meiste davon umzusetzen, ohne etwas wesentliches zu vernachlässigen, verdanke ich zu einem guten Teil diesem Buch.

Der deutschen Übersetzung fehlt ein bisschen der Charme der englischen Originalausgabe 'Getting Things Done', auf die sich diese Rezension bezieht. Das tut der Nützlichkeit des Dargebotenen kaum Abbruch, verleiht aber den ersten drei Kapiteln eine Langatmigkeit, von der man sich nicht abschrecken lassen sollte. Das Resultat ist es allemal wert.