Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag [Taschenbuch]

Haben Sie auch schon einige Bücher über Zeit- und Selbstmanagement gelesen und das hat alles irgendwie nicht so richtig funktioniert, jedenfalls nicht langfristig?
Dann sollten Sie es unbedingt mal mit diesem Buch versuchen (das erste, von dem ich behaupten kann, daß ich es wirklich in die Praxis umgesetzt habe!)
Der Autor stellt ein wirklich durchdachtes System verschiedener, auch bekannter, Organisationsmethoden vor, mit dem man wirklich alles, was so auf einen zukommt, aufnehmen und verarbeiten kann -sowohl beruflich als auch privat.

1. Erfassen
Hier wird erst mal alles zusammengetragen, was dort ist, wo es auf Dauer nicht hingehört. Das bezieht sich auf Schreibtisch, Schränke, Ablage, Zetttelwirtschaft ... Daten auf dem PC, E-Mails, Listen, Organizerinhalt, aber auch auf das, was man nur im Kopf mit sich rumträgt. Alles, was man schon längst mal tun wollte und hätte tun müssen. Aufschreiben!

2. Durcharbeiten
Jetzt wird der Riesenstapel auf Null gesetzt.
Worum handelt es sich? Und dann Kann man da was tun?
Wenn NEIN: in den Müll, auf einen Stapel „Vielleicht irgendwann" oder ins „Archiv" (alphabetisch sortiert, so kann man alles mögliche aufheben und auch leicht wiederfinden)
Wenn JA: Die Frage, die einen wirklich vorwärts bringt - Was ist der nächste Schritt?
Wenn das ganze nur zwei Minuten oder weniger dauert, sofort tun!
Wenn nicht, kann ich das jemanden anders aufhalsen (delegieren) ;-)?
Was dann übrig bleibt sind schwebende Vorgänge.

3. Organisieren
Alles was man delegiert hat, kommt auf die Liste „Warten auf", eine sehr praktische Gedächtnisstütze.
Alles was mit Fixterminen oder Dingen, die an bestimmten Tagen auf einen zukommen, zu tun hat, kommt in den „Terminkalender"(nur das!).
Alles an das man an einem bestimmten Tag/Monat wieder erinnert werden will, kommt in die „Terminkartei", auch als Wiedervorlage bekannt.
Alles was an „Nächsten Schritten" ermittelt wurde, kommt auf Listen, die nach Kontext sortiert werden. Z.B. Anrufe, am PC, im Büro, zu Hause, unterwegs, lesen/noch einmal durchgehen und je eine Liste für alle wichtigen Personen, mit denen man regelmäßig oder in größerem Umfang was zu besprechen hat und Konferenzen, an denen man teilnehmen muß.
So legt man seine Arbeit danach fest, wo bin ich im Moment, wieviel Zeit habe ich, wie geht's mir (einfaches oder anstrengendes) und dann erst Priorität!
Jetzt wird noch eine „Projektliste" erstellt - zum Überblick - und das „Projektmaterial" in greifbarer Nähe in Ordnern abgelegt.
Der Stapel „Vielleicht irgendwann" erhält einen eigenen Ordner (nach Umfang) mit einer entsprechenden Liste.

4. Durchsehen
täglich - Terminkalender, Terminkartei und „nächste Schritte"
Wochenüberblick - zum Dranbleiben

5. Erledigen
vier Kriterien für Entscheidungen, was aktuell zu tun ist
dreistufiges Modell zur Bewertung der täglichen Arbeit
sechsstufiges Modell für den Überblick über die eigene Tätigkeit

Nachdem ich das System umgesetzt hatte, ist es mir gelungen, vieles, was schon seit Monaten rumlag, gezielt abzuarbeiten.
Wenn man sich einmal dazu gebracht hat, immer alles aufzuschreiben und dann ein Mal in der Woche alles durchgehet, funktioniert es wirklich prima!

Mit Hilfe dieses Buches ist es in der Tat möglich in sein Leben etwas mehr Struktur zu bringen und den Kopf frei zu bekommen um sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren zu können. In diesem Sinne kann man das Buch sehr empfehlen.

Der Einzige große Kritikpunkt ist für mich die mangelnde deutsche Übersetzung, insbesondere deren Anpassung an den deutschen Kulturkreis, gerade im Bereich der konkreten Umsetzung. Leider hilft auch die Lektüre des englischen Originals in diesem Punkt kaum weiter, wenn man nicht ein paar Hintergrundinformationen hat.

Denn wenn David Allen davon spricht Aktenordner zu verwenden, denkt der Leser noch zu wissen was damit gemeint ist. Dies ändert sich jedoch spätestens an der Stelle, als er vorschlägt, immer mindestens 100 Stück davon vorrätig zu haben.
Jetzt kann man nun dies Punkt ignorieren und damit in arge Probleme kommen das System so umzusetzen, wie es David Allen empfiehlt, oder man wünscht sich an dieser Stelle einen erklärenden Kommentar des Übersetzers!

Denn das physische Objekt, von dem hier in dem Buch die Rede ist, ist mitnichten ein Leitz-Aktenordner oder ein Schnellhefter oder Ähnliches, sondern eine graue/beige Akte, wie man sie aus US-Fernsehserien kennt und welche dort "File Folders" heißen. Am ehesten kommt da noch das deutsche Wort "Aktenmappe" heran (ich empfehle die Recherche nach "File Folder" in der englischsprachigen Wikipedia, um sich mal anzuschauen, wie so etwas genau aussieht; bzw. findet man "Einstellmappen" in gut sortierten Büro-Shops).

Wenn man das nun weis, ergeben die ganzen Detail-Tipps von David Allen auch plötzlich Sinn (Aufbewahrung in Schubladen, für alles eine eigene Akte, etc.). Mit einem Ordner, wie man in Deutschland kennt, ergeben diese Tipps einfach keinen Sinn.
Da das ganze Ablagesystem auf diesen "Aktenmappen" basiert, die in Deutschland völlig ungebräuchlich sind, hätte ich mir an einigen Stellen einen klärenden Kommentar des Übersetzers wirklich gewünscht. Ich möchte nicht wissen, wie viele Leute an dem System gescheitert sind ("Das macht doch keine Sinn.") oder es ganz falsch (im Sinne von: anders als von David Allen ausgedacht) benutzen.

Nach der Lektüre eines Zeitmanagement-Buchs bin ich üblicherweise hochmotiviert, krame meinen Zeitplaner wieder hervor, schreibe zig Checklisten und priorisiere was das Zeug hält. Nach drei Wochen ist der Dampf heraussen und das Chaos droht wieder zurückzukehren.

Hier ist alles ganz anders. Sechs Monate sind vergangen, mein Schreibtisch ist so aufgeräumt, dass es sogar den Kollegen auffällt, in meiner Inbox tummeln sich 5-10 Mails statt 1600, was mit sich bringt, dass ich meine Mails deutlich schneller beantworte wie bisher. Ein halber Kubikmeter Papier ist in den Müll gewandert und das nagende Gefühl, etwas wichtiges zu vergessen zu haben, beschleicht mich nur mehr selten.

Grundlage für all das ist die in diesem Buch vorgestellte einfache, aber effektive Arbeitsmethodik, die es ermöglicht, sehr systematisch mit der Flut an Mails, Telefonaten und Papier umzugehen, die täglich über uns hereinbricht. Der Autor empfiehlt, zwei Tage ausschliesslich für die erste Umsetzung seines Systems einzuplanen, was wohl nicht jedem möglich sein wird. In diesem Fall sollte man sich ein paar Wochen für die Startphase zugestehen.

Schritt für Schritt werden alle Dinge, die bisher nur ein diffuses, schwammiges Unbehagen im Hinterkopf verursacht haben, in konkrete Aktionen verwandelt, die man tatsächlich zu tun beginnt. Bei aller Euphorie bleibe ich doch realistisch, Wunder wirkt dieses Buch (wahrscheinlich) auch nicht. Einige hundert konkrete Schritte wollen jetzt getan werden, und das wird etliche Monate in Anspruch nehmen. Dass ich es tatsächlich für möglich halte, das meiste davon umzusetzen, ohne etwas wesentliches zu vernachlässigen, verdanke ich zu einem guten Teil diesem Buch.

Der deutschen Übersetzung fehlt ein bisschen der Charme der englischen Originalausgabe 'Getting Things Done', auf die sich diese Rezension bezieht. Das tut der Nützlichkeit des Dargebotenen kaum Abbruch, verleiht aber den ersten drei Kapiteln eine Langatmigkeit, von der man sich nicht abschrecken lassen sollte. Das Resultat ist es allemal wert.