PaperPort Deluxe 9

Einlesen der Dokumente:

PaperPort Deluxe steuert die bereits installierte Standard Scan-Software an, um Dokumente vom Scanner einzulesen. Mehrseitige Dokumente können dabei zusammengefasst werden und das Dokument wird in eine PDF Datei umgewandelt.

Die Ablage:

Die gescannten Dokumente werden unter einer Baumstruktur abgelegt, welche den linken Teil des Bildschirms ausmacht. Diese Struktur erinnert nicht nur an den Windows Explorer, tatsächlich sind die Dokumente genau nach dieser Struktur auch auf der Festplatte wieder zu finden. Da man seine mühsam gescannten Unterlagen bestimmt gerne auch in 20 Jahren noch lesen können möchte, hat dies auch einen Vorteil, denn immerhin ermöglicht dies den Zugriff darauf auch noch wenn der Hersteller pleite und die Software nicht mehr hergestellt wird - doch halt - wofür benötige ich Paperport dann?

Suche nach Dokumenten:

Auf Wunsch kann eine integrierte Texterkennung (OCR) das Dokument umwandeln, somit ist später eine Volltextsuche möglich. Die Qualität ist aber bei weitem nicht mit Ergebnissen von OmniPage vergleichbar, einer OCR Software aus gleichem Haus. Selbst bei 300dpi Scans wurden bei meinen Tests 25-40% der Wörter falsch erkannt. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit zu jedem Dokument eine kleine Beschreibung zu erfassen. Das war's aber auch schon ... mehr ist da nicht.

Ich kann also Dokumente nach der Baumstruktur suchen, zum Beispiel im Ordner 'Rechnungen', den Unterordner 'Amazon' öffnen. Ich könnte natürlich auch anders verfahren und stattdessen im Ordner 'Rechnungen' einen Unterordner 'Computer' anlegen. Aber was mache ich, wenn ich heute alle Rechnungen von Amazon, morgen aber alle Rechnungen welche für meinen Computer entstanden sind suche? Über die zusätzliche Beschreibung könnte ich die entsprechenden Suchwörter eintragen, doch die Volltextsuche zeigt mir immer alle Dokumente an in denen Computer vorkommt, auch welche die keine Rechnungen sind.

Was fehlt ist also ein ausgereiftes Tag-System, mit welchem ich jedem Dokument beliebige Merkmale verpassen kann, um dann mit einer komplexen Suchabfrage darauf zu zugreifen: "Suche alle 'Rechnungen' für 'Computer' welche im Jahr '2002' angefallen sind aber NICHT von 'AMAZON' sind" wäre ein Beispiel. So eine Suche wäre wunderbar und ist zum Beispiel in Bildverwaltungssoftware Standard. Hier wie gesagt, gibt es das aber nicht.

Wo wir gerade noch beim Jahr 2002 sind, alle Dokumente werden mit dem Scandatum erfasst, dieses Datum lässt sich auch manuell NICHT mehr anpassen. Will ich meine Dokumente also nach Datum sortieren lassen, sollte ich tunlichst darauf achten mich in der chronologisch richtigen Reihenfolge durchzuarbeiten. Ansonsten ist die Sortierordnung zerstört.

Fazit: Paperport bietet einige rudimentäre Funktionen um Dokumente zu scannen und zu verwalten. Wenn Paperport Shareware wäre, wäre ich auch glatt begeistert. Ich erwarte aber auch einiges an Leistung für mein Geld. Dies ist bei PaperPort Deluxe überhaupt nicht gegeben, daher maximal 2 Sterne.

Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt das man mit PaperPort Deluxe auch Bilder verwalten könnte, aber dafür gibt es nun ja wirklich andere und bessere Programme.

Die Nutzung ist denkbar einfach:
1. Ordner wählen oder anlgen
2. Docukment wählen oder Scannen
3. zum Index hinzufügen (oder automatisch hinzufügen lassen)

Die Dokumente werden in einen Volltext-Index aufgenommen und stehen damit der schnellen Suche zu Verfügung. Die Erkennungsraten sind hervorragend und stehen anderen Programmen in nichts nach.

Papierordner sind jedenfalls mit diesem Programm überflüssig.

*******5 Sterne Empfehlung*******