Täglich kriegen wir unglaublich viele Mails. Wichtige, unwichtige, Spam- und Spaßmails, undundund.
Je nach Beruf , Firma und Position können da an schlechten Tagen mehrere Hundert Mails zusammenkommen.
Das Buch S.O.S E-Mail-Flut von Carmen Diebolder und Beatrix Töricht will da Hilfe anbieten. Die beiden Autorinnen stellen in vier Abschnitten einfache Techniken und Anregungen vor, um das Postfach aufzuräumen und frei von Gerümpel zu halten. Das Ziel: täglich einen leeren Posteingang!
Besonders gefallen hat mir gleich zu Beginn ein Vergleich: Diebolder/Töricht vergleichen den Posteingangsordner im Mailprogramm mit einem Briefkasten, der an der Haustür ist. Täglich kommen dort Briefe herein. Wir öffnen sie, lesen sie und denken nach, was wir mit ihnen machen. - Niemand käme danach auf die Idee, die Briefe wieder in den Briefkasten zurückzulegen, nachdem man sie gelesen hat! Aber in Mailprogrammen sammeln wir alles das, was ich für später noch brauche. (Bekannte von mir erzählten letztens von 500 Mails im Posteingang.)
Die vier Abschnitte des Buches sind: I. Einmalige Vorarbeiten - für mehr Spaß bei der Arbeit. II. Ausmisten - die große Befreiung. III. Täglich ein leerer Posteingang - mit der richtigen Routine. IV. Beim Postausgang alles richtig machen.
Die ersten drei Kapitel betreffen die Arbeit mit eingehenden Mails
das letzte Kapitel kümmert sich um angemessene Regeln für den Mail-Versand.
Das Buch (das als kleine Einschränkung vorab) kümmert sich lediglich um Outlook-Mails.
Nach den vorbereitenden Gängen im ersten Kapitel und dem Ausmisten im zweiten ist es vor allem das dritte Kapitel, dass die Zeitersparnis und Arbeitserleichterung bringt: mit einfachen, klaren Regeln und ein paar kleinen Hilfen, die Outlook bereitstellt, lässt sich das Ziel Leerer Posteingang schnell erreichen. Die beiden Autorinnen schreiben einen einfachen, klaren Stil, der die Lektüre sehr angenehm und leicht lesbar macht. Mir hats als gelegentlichem Outlook-Nutzer 1. sehr gut gefallen und 2.gefällt mir die Methode so gut, dass ich sie seit einer Woche anwende - und reichlich zufrieden auf dem Posteingang schauen kann: leer!
Im letzten Kapitel dann einige Regeln für den Mailversand, damit wir nicht anderen zu viele (unnötige) Mails schicken. Das finde ich extrem wichtig, ist aber im Buch nichts Neues, sondern so oder ähnlich auch irgendwo im Internet immer mal wieder zu finden.
Fazit:
Ein wichtiges Buch, das die tägliche Arbeit mit E-Mails erleichtert und Zeit sparen hilft. Darüber hinaus ist es einfach ein gutes Gefühl, den Eingangskorb leer zu haben und sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.