Microsoft Access 2010 - 1PC/1User

(Für Schnellleser: Ganz unten gibt's ein Fazit)

Als erstes sollte man sich darüber klar machen, dass Access ein technisches Werkzeug ist, das zwar auch im normalen (Arbeits-)Alltag einen Nutzen hat, seine volle Leistungsstärke aber nur mit tieferem Fachwissen erreicht. Man kann nicht wie bei Word oder Excel ohne Kenntnisse mal eben Access aufmachen und analog zum Brief-Tippen oder Summen-Ziehen eine kleine Auswertung auftippen.

Wer in der Firma mit fertigen Datenbanken arbeitet, wird wenig vom eigentlich Access mitbekommen, da er sich wahrscheinlich nur auf der programmierten Benutzeroberfläche bewegt, die gut oder schlecht sein mag, aber nicht von Access hausgemacht ist sondern in der Verantwortung des Erstellers der Datenbank liegt.

Der eigentliche Ersteller der Datenbank wiederum wird im Normalfall ein IT-Kundiger oder gar Profi sein. Und hier kann die eigentliche Rezension beginnen:

Wer eine Datenbank erstellt, weiß, dass er nicht ohne vorige Planung auskommt. Er muss zunächst wissen, was die Datenbank leisten soll, sich dann überlegen, welche Daten als Grundlage für dieses Ziel nötig sind und wie man sie dazu miteinander in Beziehung setzt. Danach kann er die nötigen Tabellen definieren und miteinander verknüpfen. Abfragen setzen die Daten der Tabellen dann miteinander in Beziehung und liefern das Ergebnis.

Hier kann ich Access nicht mit anderen Programmen vergleichen. In meinen Anwendungen habe ich jedoch bis jetzt alle Ziele erreichen können, die ich erreichen wollte. Zwar konnte ich einzelne Dinge nicht immer auf dem direkten Weg umsetzen, wie ich mir vorgestellt habe. Aber meisten habe ich gemerkt, dass in meinem Kopf intuitiv Voraussetzungen gemacht werden, die das Programm nicht wissen kann und deswegen weitere Zwischenschritte benötigt. In der reinen Leistungsfähigkeit kann ich Access also gute Noten bescheinigen. Allerdings: Bei manchen Berechnungen, gerade im Zusammenhang mit grafischen Umsetzungen, benötigt Access selbst bei überschaubaren Datensätzen (einige tausend) merklich Zeit.

Ursprünglich wurden alle Berechnungen nur mit "Code" verwirklicht. Durch entsprechende Befehlszeilen (SQL und in der Windoswelt Visual Basic bzw. VBA ) wird dem Programm gesagt, wie es welche Daten auf welche Art und Weise verarbeiten soll. Als IT-Kundiger wird man sich mit solchen Befehlszeilen und der zugrunde liegenden Logik vertragen und sein Ziel erreichen können, als IT-Profi sowieso. Nur der reine Anwender wird dort schnell scheitern.

Microsoft wäre aber nicht Microsoft, wenn es nicht versuchen würde die direkte Eingabe von Code über eine grafische Oberfläche sowie Assistenten unnötig zu machen und damit den User mit ins Boot zu holen. Für IT-Profis mag das ärgerlich sein, weil sie es gewohnt sind, Programme zu schreiben (allerdings kann man jederzeit in sql-Ansicht wechseln und dort schreiben), für IT-Kundige, die den Code nicht aus dem ff kennen kann das jedoch schon eine Hilfe sein und der User wird das erste mal das Gefühl bekommen, etwas verstanden zu haben, da die grafische Oberfläche eine intuitive Datenbankerstellung zulässt (zumindest für ganz einfache Datenbanken wie Adresskarteien). Dieser letzte Punkt hat zwar seine Schattenseite (wir wissen alle, wie schnell man zum Mediziner wird, nur weil man mal in einer Reportage etwas über Ostheoporose gehört hat) und manch ein IT-Guru wird plötzlich einen aufmüpfigen User vor sich haben, der plötzlich alles mindestens genauso gut weiß. Aber dennoch bleibt es überwiegend ein Pluspunkt.

Bereits in früheren Versionen gab es diese grafische Benutzeroberfläche und Assistenten. In Access 2007/2010 wird diese deutlich ausgebaut. Das im Einzelnen zu erläutern würde den Rahmen der Rezension sprengen, daher versuche ich mich auf einige Wesentliche Punkte zu beschränken:

Assistenten: Hier würde ich im Allgemeinen die Finger von lassen. Datenbanken zeichnen sich in der Regel durch eine individuelle Architektur aus, die ein Assistent so beim besten Willen nicht abfragen kann. Daher muss man nach der Arbeit des Assistenen oft mehr Arbeit in das Nachbessern investieren, als der komplett manuelle Aufbau gekostet hätte. Nur für einige Vorarbeiten sind die Assistenten wirklich sinnvoll, etwa um bei Formularen die Verknüpfungen und Einbindungen relevanter Tabellen/Abfragen vornehmen zu lassen.

Abfragen: Einfache Abfragen lassen sich super durch drag-and-drop der relevanten Felder in ein entsprechenden Auswertungsgitter ziehen, in dem dann weitere Einstellungen zu Sortierungen, Filterungen, Gruppierungen etc. vorgenommen werden können. Die grafische Umsetzung über Verknüpfungen, 1:n-Beziehungen sowie Inner und Outer Joints ist schön nachvollziehbar.

Formulare und Berichte: Das ist wohl schon immer ziemliche Fummelarbeit gewesen und ist es noch immer. Man kann durch Gruppierungen einzelner Felder und eingebauten Layouts zwar einiges automatisieren, aber damit habe ich bisher keine so guten Erfahrungen gemacht. Das Ergebnis war meistens nicht so, wie ich es mir vorgestellt habe und es musste viel nachgebessert werden. Gerade in Berichten ist es jedoch einfacher geworden, Daten zu gruppieren, laufende und Zwischensummen zu bilden etc. Allerdings hatte das entsprechende Tool doch etwas eingewöhnungszeit bedurft.

Makros: An ganz unterschieldichen Stellen lassen sich Makros über ein Baukastensystem erstellen, das sehr gut gelungen ist. Im Großen und Ganzen läuft es über Auswahlmöglichkeiten, in der Art: Wann soll das Makro starten (klick auf Button)/Was soll es allgemein machen (Formular öffnen)/Was soll es speziell machen (Formular XY)/Sollen weitere Dinge geschehen (Daten Filtern). Gefühlt lässt sich damit alles Abdecken, was man Abdecken will. So tief stecke ich da aber noch nicht drin, dass ich das wirklich Beurteilen kann.

VBA: Bisher konnte ich meine Ziele ohne VBA-Programmierung verwirklichen, was sehr für die Möglichkeiten der Einstellungen in den Objekteigenschaften sowie den Makro-Baukasten spricht.

Alltagstauglichkeit: Ich habe oben ja gesagt, man kann nicht eben mal eine kleine Abfrage erstellen. Man kann doch! Wenn man ein paar Grundkenntnisse hat kann man tatsächlich schnell mal eine Exceltabelle importieren und dort Daten filtern, sortieren oder gar neu zusammen setzten, was im typischen Büroalltag i.d.R. durch recht aufwändige Exceltabellen mit manueller Nachbesserung geschieht. Seit ich mit Access umgehen kann mache ich das regelmäßig, was zum einen Arbeit erspart und zum anderen natürlich die Kollegen beeindruckt ;)

Kritik: Zwar lässt sich im Zwefelsfall alles auf herkömmliche Weise erstellen, für den Neuling bieten sich die grafischen Umsetzungen jedoch an. Erster Nachteil ist natürlich, dass man dadurch schwerer Zugang zu den eigentlichen Progarmmierungen findet. Das ist für machne nicht weiter schlimm, für jene, die vom User zum IT-Kudigen oder gar IT-Guru aufsteigen wollen jeodch hinderlich. Zum anderen, und das ist für die Gurus ein echtes Ärgernis: Die grafische Umsetzung setzt den Code nach Schema F um, und das bedeutet vor allem viel Ballast in der Programmierung. Teilweise lässt sich der Code um weit über 50% an nutzlosen Platzhaltern, überflüssigen Klammern oder redundanten Befehlen ausmisten. Immerhin: Wenn manueller Code in der grafischen Darstellung wiedergegeben wird, dann wird der Code nicht nachträglich umgeschrieben.

2003 zu 2007 zu 2010: Noch ein Hinweis zu den großen Office-Neuerungen: Der einschneidensten Wechsel von 2003 zu 2007 war sicher die Multifunktionsleiste bzw. das Menüband. Natürlich erfordert die neue Benuterführung Einarbeitungszeit und gerade wer seit Jahrzehnten die Dateistruktur gewohnt ist wird am Anfang viel suchen und viel meckern. Aber die Umstellung lohnt sich! Fast jede Aktion ist jetzt schneller zu erreichen und wenn manche Optionen scheinbar böswillig versteckt erscheinen, dann liegt das meist daran, dass sie früher eigentlich an unsinniger Stelle waren und man sich daran einfach gewöhnt hat. Es gibt nur ganz wenige Verschlmmbesserungen. Im Wechsel zu 2010 sind dann noch mal einige Features hinzugekommen, die ein deutlicher Schritt vorwärts sind, aber zunächst nicht so auffallen. Zunächst sind ein paar der Verschlimmbesserungen von 2003 zu 2007 korrigiert worden. Vor allem wurde aber die Möglichkeit bedingter Formatierungen eingeführt, die vorher zumindest nicht so einfach und nicht in der Fülle zu erreichen war. Das bedeutet, dass man z.B. automatisch Kennzahlen bis 5% rot färben kann, bis 10% gelb und alle darüber grün, dass Zahlen mit verschiednenfarbigen und hohen Balken unterlegt sind, Ampeln eingefügt werden können usw. Also kurz gesagt: Die Möglichkeit, einer Zahl gleich einen deutlichen Hinweis, ob die Zahl gut oder schlecht ist, mitzugeben, sind wesentlich erweitert worden.

FAZIT: MS Access 2010 ist eine leistungsstarke Datenbank. Sie nimmt dem Ersteller viel Arbeit ab, stellt sich dabei aber nicht immer geschickt an. So ist es manchmal besser, die Hilfestellung dankend abzulehnen. Dennoch, gerade wer viel mit Datenbanken arbeitet und viele Dinge inwzischen sicher kann, wird an die Assitenten und anderen Hilfmodule einige lästige, repititive Aufgaben deligieren können. Ein echtes Feature sind die Möglichkeiten, relativ einfach sehr "schöne" Benutzeroberflächen und Formulare zu erstellen. Lesen Sie weiter... ›

Access 2010 hat gegenüber den Vorgängerversionen deutlich an Benutzerfreundlichkeit zugelegt. Vor allem finde ich es toll, dass sogar Uralt-Datenbanken aus Access 97 problemlos eingelesen werden können. Sogar die alten Makros, Masken und Formulare funktionieren wieder tadelos.

die gute Nachricht zuerst: innerhalb von drei Wochen Feierabend-Entwicklung stand eine Anwendung, die alle wertschöpfenden Prozesse unseres Unternehmens besser abbildet als das vor 18 Monaten erworbene Produkt. Als ehemalige Oracle-Fachfrau ist mir das Datenbankdesign leicht gefallen, obwohl ich ohne Handbuch mir öfters Kopfzerbrechen gemacht habe, da ich das Konzept von Access nicht so einfach durchschaut habe. Eine Webdatenbank, die per Sharepoint in der Cloud unserem Unernehmen überall zur Verfügung stehen sollte, war das Ziel. Sie läuft aber nicht in der Cloud, weil Sharepoint keine eingebundenen Listen unterstützt. AUf einem eigenen Sharepoint-Server gibt es ein Workaround, unter Office365 nicht. Daher scheiterte dieser Weg, obwohl Office365 nach den Richtlinien des Bay. Landesamtes für Informationssicherheit als sicher gilt. Microsoft selbst hat mir übrigens von der Sharepoint-Lösung aus Sicherheitsgründen abgeraten. Ein Schelm, wer jetzt Böses denkt.

Zweiter Weg: Um das Antwortzeitverhalten im lokalen Windows-Heimnetzwerk (Win 7) niedrig zu halten, wollte ich die Datenbank aufteilen in Front- und Backend. Die Teilung funktionierte prima, auch ließen sich jetzt arbeitsplatzspezifische Änderungen an den Frontends anbringen, um fehlende Benutzerkonzepte auszugleichen. Allerdings funktionierten die Datenmakros nicht mehr: sie waren zwar am Backend vorhanden, bei Aufrufen der Datenmakros kamen Fehlermeldungen, mehr nicht. Zu diesem Zeitpunkt habe ich mir dann Fachbücher gekauft. Selbst Webdatenbank-Kapitel weisen dieses Problem nicht aus; seine Darstellung wird geschickt durch ein Beispiel mit der schon fast antiken Nordwind-Datenbank umschifft. Da ist er schon wieder,der Schelm...

Nach Rücksprache mit langjährigen Access-Fachleuten bleibt mir nichts anderes übrig, als die Anwendung komplett als Standard- (Non-Web-)Anwendung neu zu schreiben oder die Datenmakros durch VBA-Codestrecken zu ersetzen.

Noch eine hübsche Eigenart: Obwohl die Webdatenbank beim Hochladen nach Sharepoint dessen SQLServer-Features nutzt, steht einer Webanwendung der Menüpunkt "Verschieben nach SQLServer" nicht offen. Grund ist wahrscheinlich, dass die Datenmakros in echte Datenbanktrigger übertragen werden müssten. Die Backend-Datenbank wiederum lässt sich nach SQLServer übertragen. Das wird auch unser Langfrist-Ziel sein.

Mein Fazit: Ich würde es wieder tun, weil die Frontend-Entwicklung mir als Inhaberin und gleichzeitig IT-Fachfrau unseres Unternehmens viele Vorteile bietet. Dann aber gleich als herkömmliche Datenbank, weil die Webvariante weder ausgereift noch von Microsoft zuende gedacht ist. Die "Fach"-Literatur der MicrosoftPress ist ein Witz. Dafür gebe ich kein Geld mehr aus. Online-Hilfe und Hotline von Microsoft kann ich nicht empfehlen, muss aber zugeben, das ich ohne Hilfe schnell recht weit gekommen bin. Lediglich die Sharepoint-Community oder eine XING-Gruppe habe ich als gute Wissensquelle erfahren. Zwei Sterne gebe ich, weil ich mich selten so über Microsofts Produktpolitik geärgert habe.