Geregelte Zeitwirtschaft: Betriebliche Gestaltung von PEP-Software am Beispiel SP-EXPERT [Taschenbuch]

Karl-Hermann Böker, langjähriger Sachverständiger für betriebliche Arbeitszeitgestaltung, schreibt in einem neuen Buch über Personaleinsatzplanung speziell über die konkrete Regelung der Software "SP-Expert" der Firma Interflex GmbH.

Diese Software für Schicht- und Dienstplanung ist als Marktführer u.a. für Krankenhäuser von besonderem Interesse. Sie ist komplex, flexibel gestaltbar auch aus Arbeitnehmersicht und kann vom Anwender an die jeweiligen betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden. Böker will mit seinem Buch Anwendern von SP-Expert und anderer PEP-Software, Personalverantwortlichen und Interessenvertretungen in erster Linie aufzeigen, wie gängige Personal-Einsatzplanungssoftware in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung exemplarisch gestaltet und geregelt werden können.

Das Buch zeichnet sich durch Praxisnähe, Formulierungsbeispiele für gelungene Vereinbarungen, rechtliche Hintergrundinformationen, Berücksichtigung der Rechtsprechung und vor allem durch Gestaltungsempfehlungen für betriebliche Regelungen aus, die die Anforderungen aus Sicht der Interessenvertretungen an SP-Expert formulieren. So werden z.B. im Anhang eine Vielzahl konkreter Aufgaben samt rechtlicher Anspruchsgrundlagen für Betriebs- und Personalräte erarbeitet (139ff).

Die Stärke des Buchs liegt in den nützlichen Tipps zur Entwicklung und Formulierung einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung, die den Einsatz von SP-Expert unter Arbeitnehmerdatenschutzaspekten rechtssicher macht. Dabei werden nicht nur Negativbeispiele angeführt sondern nützliche Formulierungen und vor allem Grundsatzüberlegungen für bessere betriebliche Regelungen von IKT-Verfahren erarbeitet.
Anbei einige wenige Tipps von Böker, die auch für Betriebs- und Dienstvereinbarungen zur Einführung von anderen IKT-Systemen zu nutzen sind. Böker warnt vor Mustervereinbarungen (8). Er rät zu einer sinnvoll veränderten Systematik im Aufbau der Vereinbarungen, damit der tatsächliche betriebliche Einsatz von Software wie SP-Expert besser abgebildet werden kann (63). Nur so kann z.B. ein funktionsgerechtes Berechtigungskonzept erstellt werden. Wichtig sind Böker dynamische Vereinbarungen, die unter fortlaufender Mitwirkung der jeweiligen Interessenvertretung an die betriebliche Anwendung kontinuierlich angepasst werden können. Seine Empfehlung zielt deshalb zu Recht in Richtung einer prozess- und dialogorietierten Betriebsvereinbarung (12).
Die Präambel sollte zügig gemeinsam formuliert werden und keine juristisch relevanten Sachverhalte enthalten (14). Wichtig sind weiterhin gemeinsame Ziele und Zwecke des Einsatzes von SP-Expert, die mit der Vereinbarung erreicht werden soll und von beiden Betriebsparteien getragen werden können (18ff). Hierfür sollen sich die Interessenvertretungen den vollen Funktionsumfang der Software vom Arbeitgeber demonstrieren lassen, so Bökers Ratschlag Eine sorgfältige Systembeschreibung (35f) ist auch für Arbeitgeber relevant und interessant, weil damit z.B. bei einem Systemausfall schnell Ersatz für Hard- und Software geschaffen werden kann. Revisionssicherheit ist dabei das entscheidende Stichwort. Böker plädiert für Zeiterfassung und entwickelt innovative Ideen, wie die Nutzung eines Web-Terminals bzw. von Self-Services ähnlich wie bei SAP ERP HR/HCM geregelt werden kann (58). Er entwickelt eine Typologie von SP-Expert-Nutzern und ihren Zugriffsrechten (71f). Auch die Regelung von Schulungskonzepten wird nicht vernachlässigt (99ff). Weitere Themen wie Auswertungen und Kennzahlen, Regelverletzungen z.B. von Tarifvertragsbestimmungen und Benutzungsrechte-Verwaltung werden pointiert erörtert.

Fazit: Das Buch zur betrieblichen SP-Expert ist eine Fundgrube nützlicher Ideen, wie
Betriebs- und Dienstvereinbarungen zu IT-Verfahren grundsätzlich erstellt und aufgebaut sein sollten und uneingeschränkt zu empfehlen. Es ist Personal- und IT-Verantwortlichen unabhängig von der konkreten Software auch deshalb zu empfehlen, weil Revisionssicherheit, Gesetzesverträglichkeit und umfassende Berücksichtigung des Arbeitnehmerdatenschutzes gerade in der heutigen Zeit mit ihren Datenschutzskandalen überaus bedeutsam und ein wichtiger Wettbewerbsvorteil ist. Betriebs- und Personalräte können zudem dem Buch viele nützliche Ideen entnehmen, wie eine überprüfbare und nachhaltige Betriebsvereinbarung zu einer dv-gestützten Personaleinsatzplanung aussehen kann und sollte.

Auch wenn sich das Buch "Geregelte Zeitwirtschaft" laut Untertitel mit der betrieblichen Gestaltung von Softwaresystemen zur Personaleinsatzplanung (PEP) am Beispiel der Software "SP-Expert" beschäftigt, so ist es doch für jeden zu empfehlen, der sich mit den Themen Zeitwirtschaft und/oder Personaleinsatzplanung zu befassen hat - vor allem aber für Betriebs- und Personalräte.
Dabei hat die Verwendung eines konkreten Beispiels - zumal es sich dabei um den Marktführer handelt - den Vorteil, dass das Buch auch konkrete Einblicke in die Funktionen von PEP-Systemen vermitteln kann. In erster Linie aber geht es natürlich um die Möglichkeiten, den Systemeinsatz in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung zu regeln.
Dafür hat Karl-Hermann Böker eine neue Vereinbarungsstruktur entwickelt, die vor allem auf der Einbindung des PEP-Systems in die Unternehmens- und Arbeitsorganisation beruht. Das Ziel dabei ist, dass eine darauf aufbauende Regelung - so die sicher nicht unberechtigte Hoffnung des Autors - "sogar eine größere Wirksamkeit entfaltet als in den üblichen abstrakten Regelungen".
Der eigentliche Leitfaden zur Entwicklung einer PEP-Vereinbarung folgt dann der vorgegebenen Fragenstruktur nach einem festen Schema:
(1) Zunächst werden (wie gesagt am Beispiel SP-Expert) Hintergrundinformationen zum System geliefert, die zum Teil schon fast den Charakter einer Systembeschreibung haben und nicht nur für Einsteiger sehr hilfreich sein dürften.
(2) Dann folgen jeweils mehrere - oft auch alternative - konkrete Regelungsbeispiele, die der praktischen Beratungsarbeit des Autors entnommen sind. Dieser Ansatz verhindert schlichtes Abschreiben und fördert die Entwicklung eigener, konkret betriebsbezogener Regelungsideen.
(3) Den Abschluss machen dann Gestaltungsempfehlungen, die ganz besonders sorgfältig durchgearbeitet werden sollten, weil sie die vorangegangenen Regelungsbeispiele in einen größeren Zusammenhang stellen und zum Teil auch kritisch hinterfragen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Buch "Geregelte Zeitwirtschaft" in der Tat alles das bietet, was an Information und Handwerkszeug benötigt wird, um eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung zum Thema PEP/Zeitwirtschaft zu erarbeiten.