Fujitsu ScanSnap S1500 Deluxe Dokumentenscanner

Aufgrund der positiven Kritiken und des moderaten Preises bin ich auf meiner Suche nach einem leistungsfähigen Dokumentenscanner für ein Scanvolumen von ca. 500 Seiten/Tag auf den S1500 aufmerksam geworden.

Meine erste Überlegung war, ob ich die deluxe Version benötige, die sich einzig und allein durch den Softwareumfang unterscheidet. Die Scannerhardware ist absolut identisch. Der deluxe Version liegt die Dokumentenmanagmentsoftware Rack3File V5 bei, die man sich vor dem Kauf als Demoversion downloaden kann und sollte, um selbst zu sehen, ob sie den eigenen Anforderungen gerecht wird und den Aufpreis rechtfertigt. Ich habe mich gegen diese Software entschieden, weil sie mir zu "verspielt" ist und zu wenige individuelle Einstellungsmöglichkeiten für meinen Bedarf bietet und mich für Office Manager Pro 10 entschieden, die die ScanSnap Schnittstelle ebenfalls voll unterstützt. Auch von dieser Software gibt es eine Testversion im Netz, so dass sich jeder selbst ein Bild machen kann.

Der ScanSnap S1500 kommt natürlich nicht ohne Software, sondern mit ScanSnap Manager, Organizer und ABBY Finereader 4.01 zur OCR Erkennung. Letzteres ist leider bereits etwas antiquiert, leistet aber dennoch gute Arbeit. Das Gerät ist schnell ausgepackt und macht einen kompakten, aber nicht klapprigen oder billigen Eindruck.

ACHTUNG: Vor dem Anschluss am USB 2.0 Port sollte die Software von der CD nebst Treibern installiert werden! Hierzu einfach die CD einlegen und die Installation starten. Danach sollte man als erstes die Treiber aktualisieren. Das geht per Download vom Hersteller oder per Buttom in der Software. Insbesondere für WIN7 x64 wird dieses TreiberUpDate empfohlen. Danach den Scanner mit dem PC verbinden. Er wird erkannt, der Treiber eingerichtet und im SysTray erscheint ein neues Symbol mit dem Buchstaben "S". Fertig! Scaner aufklappen (oben, aber nicht zwingend auch unten, da es ohne die Papierablage auch noch platzsparender geht, Papier einlegen, blaue ScanTaste am Gerät drücken und der Scan beginnt in beeindruckender Geschwindigkeit.

Und das geht so:

- Vor- und Rückseite werden gleichzeitig abgetastet/eingescannt und leere Seiten automatisch nicht ins Dokument übernommen
- Farbige Seiten werden automatisch erkannt und farbig gescannt
- alle Formate erkannt und auch ein gemischter Stapel aus A4 Bögen und kleinen Quittungen/Belegen in einem Durchgang gemeinsam erfasst

Kommt es zum Papierstau (bei mir 2x bei 1000 Seiten - einmal meine Schuld wg. Heftklammer) bleibt der Scanner stehen und man beseitigt den Papierstau. Danach geht es weiter und zwar nicht von vorne, sondern von der Seite an, wo der Stau auftrat, sie bisherige Arbeit ist also nicht verloren. Ein großer Vorteil gegenüber anderen Geräten, die ich probiert habe. Sind alle Dokumente eingelesen, entsteht ein pdf file, dass im Organizer (oder auch Word, Exzel, mail, Office Manager Pro, etc) weiterverarbeitet werden kann. Wahlweise erfolgt vorher eine OCR Erkennung aller oder nur einiger Seiten des neuen Dokuments.

Ein wichtiger Rat:
Man sollte individuelle Scanprofile im Manager anlegen ! So kann man vor Beginn eines Scans entscheiden, wo das Dokument landet (in Word, ... s.o.) bzw. wie gescannt werden soll (Duplex. Simplex, Farbe, SchwarzWeiß usw.) Das ist wichtig, weil die Seitenerkennung beim Duplexscan, also das Herausfiltern von unbeschriebenen Seiten, zu grob arbeitet, so dass auch Kaffeeflecken oder durchschimmernde Schrift von der Vorderseite als "bedruckt" klassifiziert werden und diese Seiten im Dokument erscheinen. Leider lässt sich die Empfindlichkeit nicht einstellen, ein kleines Manko, dass vielleicht ja noch mit einem Softwareupdate behoben wird. Außerdem will man ja auch nicht immer die Rückseite mit einscannen, z.B. weil dort nur Werbung abgedruckt wurde. Deshalb ein Simplex Profil.
Ein SchwarzWeiß Profil hält die pdf files klein und verhindert, dass farbige Rechnungen o.ä. auch als Farbdokument erfasst werden und die Größe der files unnötig aufblähen.

NUN ZUR EINZIGEN SCHWACHSTELLE, die jeder kennen und vor dem Kauf bedenken sollte:

Der Scanner verfügt weder über eine TWAIN noch eine WIA Schnittstelle, d.h. er kann von vielen Programmen (z.B. Paperport, Omnipage u.v.m.) nicht direkt angesprochen werden.
Man muss also den Scan mit der mitgelieferten Software steuern und das Dokument in die Anwendung einlesen. Das funktioniert, wenn auch nicht so komfortabel wie ein direkter Aufruf.
Für mich war das kein Problem, weil Office Manager Pro 10 die ScanSnapSchnittstelle unterstützt und erst nach der Erfassung im Hintergrund die OCR Erkennung startet und zwar dann auch mit Omnipage oder anderen aktuellen Programmen.

FAZIT:
Ein wirklich günstiger Scanner für alle, die auf TWAIN und WIA Schnittstelle verzichten können und viele Dokumente komfortabel, rasch und sicher digitalisieren wollen.
Scanner dieser Leistungsklasse haben vor wenigen Jahren noch das fünf- bis zehnfache gekostet. Man darf also getrost von einem Schnäppchen reden.

Natürlich haben wir in der Firma mehrere Multifunktionsgeräte die einen Scanner beinhalten. Aber wenn man wirklich dicke Dokumente mit vielen Seiten scannen muss kommt es mit diesen 0-8-15 Geräten regelmäßig zu Einzugsfehlern, die zudem oft unentdeckt bleiben. Da wir aber einen elektronischen Datenraum aufbauen wollen müssen wir nun die Dokumente mehrerer Jahre scannen und erkennen.

Der Fujitsu ScanSnap S1500 deluxe ist klein, leicht zu installieren (Windows XP) und arbeitet extrem schnell und komfortabel. Er scannt dabei beidseitig! Kommt es wegen vergessener Klammern oder doppelten Blättern doch einmal zum Stau wird man rechtzeitig gewarnt und das Papier nicht zerstört. Die Scangeschwindigkeit ist atemberaubend. Nachdem man fertig ist klappt man das Gerät zusammen und hat wieder viel Platz auf dem Schreibtisch.

Wir können das Gerät nur jedem empfehlen der viel zuverlässig scannen muss. Ein "paperless Office" mit völlig elektronisch suchbaren Dokumenten kann hiermit leicht erreicht werden. Der angebotenen Preis war deutlich unter dem unseres lokalen Lieferanten.

Ich habe vor 2 Jahren angefangen Schriftverkehr, Dokumente u.ä. nur noch papierlos zu verwalten und dabei einen Flachbettscanner und ein Multifunktionsgerät zum Scannen verwendet. Mit dem ScanSnap S1500 habe ich jetzt einen Dokumentenscanner, der meine Erwartungen sogar übertroffen hat. Ich habe in einer Woche fast 40 Ordner gescannt. Einen Papierstau gab es nur selten und war bedingt durch stark eingerissene Papiere oder vergessenen Klammern. Die Geschwindigkeit von 20Seiten/Minute wird erreicht unabhängig davon, ob es sich um einseitige oder doppelseitige Vorlagen handelt. Stapel von 50 Seiten sind bei normaler Dicke möglich. Bei sorgfältiger Einlage werden auch unterschiedliche Papierformate in einem Arbeitsgang problemlos verarbeitet.
Einziges Manko ist eine fehlende TWAIN-Schnittstelle, die für Dokumentenmanagementsysteme Standard ist. Ich habe daher den Zwang einen zusätzlichen Schritt im Workflow einzufügen.
Die Software ist sehr komfortabel und ausgesprochen schnell. Die automatische Farberkennung ist gut, ich vermisse aber eine Standardabfrage, ob das auch bei jedem Scan gewünscht ist. Es reicht ein Marker oder ein Kaffeefleck und schon wird das Dokument farbig gescannt und dabei dann doch recht groß.

Kleines Gerät, dass auf jedem Schreibtisch platz hat, die Aufklappfunktion zum Scannen ist genial. Ein klasse Gerät mit kleinen, tolerierbaren (SW-)Schwächen, das sich (entsprechendesa Volumen vorausgesetzt)in kürzester Zeit amortisiert. Sehr zu empfehlen.