Digitale Archivierung: -Leitfaden- [Taschenbuch]

Unterschiedlichste Formen der Datenverarbeitung sorgen bei der Berücksichtigung sowohl herkömmlicher Aufzeichnungsvorschriften als auch der praktischen Umsetzung spezieller gesetzlicher Vorgaben zur Informationsverarbeitung für Interpretationsbedarf. In beiden Fällen sind die konkreten Randbedingungen betrieblicher DV-Verfahren zu berücksichtigen. Erst dann können in einem betroffenen Unternehmen sachgerechte Entscheidungen darüber getroffen werden, wie einzelne Aufzeichnungs- und damit verbundene Aufbewahrungsanforderungen wirtschaftlich und sachgerecht zu erfüllen sind.

Der Leitfaden möchte für ein einheitliches Verständnis von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorgaben werben und auf dieser Basis die Suche nach geeigneten, handhabbaren Lösungsalternativen unterstützen. Hierzu werden in einem ersten Schritt gesetzliche und sonstige Aufbewahrungsvorschriften erörtert. Über die oft zitierten handels- und steuerrechtlichen Anforderungen hinaus erfolgt eine Darstellung weiterer Vorschriften, die Aufbewahrungspflichten beinhalten. In einem zweiten Schritt wird vor dem Hintergrund der erläuterten Vorschriften an konkreten Beispielen dargestellt, welche Alternativen für digitale Archivierung zur Verfügung stehen und wie sie konkret und auf wirtschaftliche Weise innerhalb eines Unternehmens umgesetzt werden können. Hierbei stehen u.a. nachfolgende Fragen im Vordergrund:

- Welche Informationen sind in welcher Form digital zu archivieren? - Welcher Zeithorizont ist bei der Archivierung zu beachten? - Welche Techniken stehen für die Archivierung zur Verfügung? - Wo muss die Archivierung erfolgen? - Betriebliche Archivierung versus Outsourcing

Ein dritter Teil dieses Leitfadens beschäftigt sich mit Sonderproblemen. Hier wird u. a. auf die neuen Archivierungsvorgaben der Finanzverwaltung im Zusammenhang mit der digitalen Steuerprüfung eingegangen. Es werden die Unterschiede zu den bisher vorherrschenden Archivierungstechniken aufgeführt und notwendiger Handlungsbedarf angezeigt. Weiterhin wird der Zusammenhang zwischen der digitalen Archivierung sowie den vorgeschriebenen Dokumentationserfordernissen bei IT-gestützten Prozessen aufgezeigt. Dort wo digitale Informationen durch eine Signierung den Charakter von Urkunden oder Handelsbriefen erhalten, gilt es gleichfalls, Besonderheiten bei der Archivierung zu beachten. Schließlich wird am Beispiel unterschiedlicher Ausgangsprogramme wie z. B. SAP und DATEV demonstriert, wie Archivierungsvorschriften in einer konkreten Software-Umgebung umgesetzt werden können. Zielgruppe: Personal-, IT- und Abrechnungsverantwortliche in Wirtschaft und Verwaltung, DV-Fachabteilungen, Rechenzentren, Steuer- und Personalberater.