Betriebsprüfung (Taschenbuch)

Es reicht nicht aus, sich erst mit dem Thema zu befassen, wenn eine Prüfung ins Haus steht. Bereits im Vorfeld können Sie einiges für eine erfolgreiche Betriebsprüfung tun. Der Ablauf des Buches orientiert sich am Ablauf einer Betriebsprüfung und führt Sie systematisch und übersichtlich durch alle Prüfungen von der Vorbereitung zur Schlussbesprechung. INHALTE - Die steuerlichen Prüfungen: allgemeine Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Umsatzsteuer-Nachschau - Die Prüfung durch die Rentenversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit, Berufsgenossenschaft und Zollverwaltung - Die richtige Vorbereitung auf die Prüfung - Ablauf, Durchführung und Schlussbesprechung der Prüfung - Folgen und Konsequenzen der Prüfung - Mit vielen Tipps, Gestaltungshinweisen, Checklisten und Übersichten

Manuela Gnauck-Stuwe ist Leiterin der Abteilung Gefahrtarif bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft. Sie ist u.a. für die Einstufung der einzelnen Branchen in Schadensklassen und die rechtlichen Vorgaben in Mitgliedschafts- und Beitragsfragen zuständig.

Sebastian Niederreiter ist Regierungsamtsrat bei der Landesversicherungsanstalt Niederbayern-Oberpfalz.

Absprache über den Prüfungsort

Wenn ein geeigneter Geschäftsraum vorhanden ist, muss die Prüfung grundsätzlich im Unternehmen des Steuerpflichtigen durchgeführt werden (§ 200 Abs. 2 AO). In diesem Raum sind dem Prüfer auch die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Ob ein Geschäftsraum zur Durchführung der Prüfung geeignet ist, bestimmt sich nach den Anforderungen der Finanzbehörde. Der Nachweis, dass keine geeigneten Geschäftsräume vorhanden sind, obliegt dem Steuerpflichtigen. Dem Steuerpflichtigen ist aber nicht zumutbar, Räume zur Verfügung zu stellen, die er für den unmittelbaren Betriebsablauf benötigt (z. B. Behandlungsräume eines Arztes).

Die Durchführung der Prüfung in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen ist nur mit dessen Einwilligung zulässig. Sie kann von der Finanzbehörde nicht erzwungen werden. Außerdem kann eine Prüfung in den Räumlichkeiten des Finanzamts oder auf Antrag des Steuerpflichtigen im Büro des steuerlichen Beraters stattfinden. Entgegen den gesetzlichen Vorgaben werden auf Antrag des Steuerpflichtigen in Absprache mit dem Prüfer in der Praxis oftmals Prüfungen im Büro des Steuerberaters durchgeführt, obgleich ein für die Durchführung der Prüfung geeigneter Geschäftsraum vorhanden ist. Um diese „eingespielte Prüfungspraxis“ einzuschränken, wurde in die neue BpO folgende Regelung über den Ort der Außenprüfung (§ 6 BpO) aufgenommen: „Die Außenprüfung ist in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchzuführen. Ist ein geeigneter Geschäftsraum nachweislich nicht vorhanden und kann die Außenprüfung nicht in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen stattfinden, ist an Amtsstelle zu prüfen (§ 200 Abs. 2 AO). Ein anderer Prüfungsort kommt nur ausnahmsweise in Betracht.“

Die Aufnahme einer Regelung über den Ort der Außenprüfung in der BpO wird in der Praxis dazu führen, dass sich der Prüfer in der Regel im Betrieb vergewissern wird, ob tatsächlich kein für die Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum vorhanden ist. Trotz dieser Regelung finden immer noch Außenprüfungen in den Büroräumen der Steuerberater statt, wenn vielleicht auch nicht mehr so häufig, wie dies zuvor der Fall gewesen ist. Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes, die schon bisher ausnahmsweise die Prüfung in den Kanzleiräumen des Steuerberaters zugelassen hat, wird durch die Neufassung der BpO nicht eingeschränkt (BFH vom 20.10.1988, BStBl II 1989 S. 265 sowie BFH vom 11.3.1992, BFH/NV 1992 S. 757).

Auswahl des Arbeitsplatzes des Prüfers

Der Arbeitsplatz des Prüfers sollte so ausgestattet sein, dass die Prüfung unter guten Arbeitsbedingungen rasch und reibungslos abgewickelt werden kann. Es sollte ein Raum zur Verfügung gestellt werden, in dem der Prüfer ungestört arbeiten kann und der mit den üblichen Büromöbeln, wie Schreibtisch, Bürostuhl und einer vernünftigen Beleuchtung ausgestattet ist. Der Steuerpflichtige ist nicht verpflichtet, dem Prüfer einen Arbeitsraum zur alleinigen Benutzung zur Verfügung zu stellen. Die Zuweisung eines geeigneten Arbeitsplatzes in einem Büroraum, der von anderen Mitarbeitern benutzt wird, reicht aus. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da der Betriebsinhaber nicht kontrollieren kann, mit welchen Mitarbeitern der Prüfer Kontakte hat.

Bereitstellung von Hilfsmitteln
Zur Frage, welche Hilfsmittel ein Prüfer beanspruchen kann, das folgende Beispiel. Der Prüfer B beansprucht für die Durchführung der Prüfung ein Kopiergerät, um Unterlagen für seine Akten fotokopieren zu können, sowie die unentgeltliche Nutzung des Telefons und Faxgerätes. Sowohl die unentgeltliche Nutzung des betrieblichen Telefons und Faxgeräts als auch des Kopiergeräts ist dem Prüfer nicht gestattet. In der Praxis wird dem Prüfer die Benutzung des Telefons und Faxgeräts für Zwecke der Durchführung der Prüfung oft gestattet. Kleinlichkeit ist hier grundsätzlich Fehl am Platz, da dies nur zu Verzögerungen des Prüfungsablaufs führt. Sofern der Prüfer von den Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch macht, müssen Sie die Ausführungen im Kapitel „Datenzugriff der Finanzverwaltung auf DV-gestützte Buchführungssysteme der Unternehmen ab 2002“ beachten.

Falls Sie dem Prüfer nicht gestatten, Unterlagen zu kopieren, hat dieser das Recht, die betrieblichen Unterlagen mitzunehmen und sie im Finanzamt zu kopieren. Zweckmäßig ist es daher, ihm auf Aufforderung Kopien der entsprechenden Unterlagen zu fertigen.
Nicht ratsam ist es, den Prüfer selbstständig kopieren zu lassen. Hier besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick verlieren, welche Unterlagen der Prüfer kopiert hat. Sie sollten aber über den Informationsstand des Prüfers im Hinblick auf die spätere Schlussbesprechung oder einen etwa nachfolgenden Finanzgerichtsprozess stets im Bilde sein.