Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht [Taschenbuch]

Mit den Änderungen der Betriebsprüfungsordnung ab 1.1.2002 für die elektronische Aufbewahrung!

Belege, Abrechnungen, Steuerunterlagen, Personalakten, Kalkulationen... wissen Sie, wie lange Sie diese Unterlagen aufbewahren müssen? Eine vorzeitige Vernichtung kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung verwirft oder Sie eine höhere Vorsteuer zahlen müssen.

Dieser Ratgeber sagt Ihnen übersichtlich und kompetent, wie lange Sie gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind. Tabellen von A-Z geben Ihnen einen Überblick, was Sie wann entsorgen können.

Sie erfahren: > welche Geschäftsunterlagen auf CD gebrannt werden dürfen > bei welchen Unterlagen Sie zusätzlich das Original aufbewahren müssen > Vorschriften zur Geheimhaltung bestimmter Daten und > wie hoch das Einsichtsrecht des Betriebsprüfers in Ihr EDV-System ist.

Richtig aufbewahren, achivieren und korrekt ablegen!

Dipl.-Kauffrau Sabine Dauen ist selbstständige Steuerberaterin in Pinneberg. Bevor sie ihre Steuerkanzlei im Herbst 1999 eröffnet hat, war sie in mehreren Wirtschaftsprüfungsgesellschaften tätig. -- Dieser Text bezieht sich auf eine vergriffene oder nicht verfügbare Ausgabe dieses Titels.

"Zum Jahresbeginn wird in vielen Unternehmen in die Regale geschaut und dann heißt es: radikal aufräumen! Dabei landet eine Menge Papier im Reißwolf; Dateien auf Disketten und auf der Festplatte werden bei dieser Gelegenheit auch gleich entsorgt. Darunter sind dann oftmals Geschäftsberichte, Zahlungsbelege, geschäftliche Korrespondenz, Register und Karteikarten.Bevor dies unwiderruflich vernichtet bzw. gelöscht wird, sollten alle Geschäftsleute und sie betreuende Steuerberater jedoch an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen denken.Die vorzeitige Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen kann z. B. dazu führen, dass die Buchhaltung eines Betriebs vom Finanzamt als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. Bei dann zulässigen (Hinzu-)Schätzungen durch das Finanzamt sind Steuermehrbelastungen nicht auszuschließen.Die grundlegenden Vorschriften für die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegt, wobei grundsätzlich zwi
schen zehn- und sechsjährigen Fristen unterschieden werden muss. Natürlich gibt es darüber hinaus auch noch andere Aufbewahrungsvorschriften, auf die ebenfalls eingegangen werden wird.Gesetzestexte sind leider oft schwer verständlich. Nicht nur kleinere, sondern auch große Unternehmen sind in der Handhabung ihrer Akten nicht immer sicher. Häufig kann man von Fällen hören, bei denen sensible Akten von Altpapierfirmen gefunden wurden.Diese Broschüre wird Ihnen behilflich sein, Ihre Unterlagen richtig einordnen zu können, d. h. Sie wissen in Zukunft genau, wie lange Sie einen Beleg aufbewahren müssen.
Damit Sie nachvollziehen können, was unter den jeweiligen Ausführungen zu den Aufbewahrungsfristen zu verstehen ist, habe ich diese Broschüre mit vielen anschaulichen Beispielen gespickt.Mir ist natürlich bewusst, dass sich kein Mensch alle Vorschriften merken kann. Sie werden oft genug ein Stück Papier in Händen halten und sich fragen, ob es in den Reißwolf wandern darf oder nicht. Dam
it Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite sind, habe ich am Schluss dieses Werkes alle wichtigen Unterlagen in alphabetischer Reihenfolge mit den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen aufgelistet. Diese Tabelle wird Ihnen ein guter Ratgeber in allen Zweifelsfällen sein!Da die meisten Leser aus der betrieblichen Praxis kommen, habe ich darauf verzichtet, langatmige Paragraphenketten zu zitieren. Wer sich für die gesetzlichen Vorschriften interessiert, beachte bitte die Hinweise neben den entsprechenden Textstellen."

Zum Jahresbeginn wird in vielen Unternehmen in die Regale geschaut und dann heißt es: radikal aufräumen! Dabei landet eine Menge Papier im Reißwolf; Dateien auf Disketten und auf der Festplatte werden bei dieser Gelegenheit auch gleich entsorgt. Darunter sind dann oftmals Geschäftsberichte, Zahlungsbelege, geschäftliche Korrespondenz, Register und Karteikarten.

Bevor dies unwiderruflich vernichtet bzw. gelöscht wird, sollten alle Geschäftsleute und sie betreuende Steuerberater jedoch an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen denken.

Die vorzeitige Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen kann z. B. dazu führen, dass die Buchhaltung eines Betriebs vom Finanzamt als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. Bei dann zulässigen (Hinzu-)Schätzungen durch das Finanzamt sind Steuermehrbelastungen nicht auszuschließen.

Die grundlegenden Vorschriften für die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegt, wobei grundsätzlich zwischen zehn- und sechsjährigen Fristen unterschieden werden muss. Natürlich gibt es darüber hinaus auch noch andere Aufbewahrungsvorschriften, auf die ebenfalls eingegangen werden wird.

Gesetzestexte sind leider oft schwer verständlich. Nicht nur kleinere, sondern auch große Unternehmen sind in der Handhabung ihrer Akten nicht immer sicher. Häufig kann man von Fällen hören, bei denen sensible Akten von Altpapierfirmen „gefunden“ wurden.

Diese Broschüre wird Ihnen behilflich sein, Ihre Unterlagen richtig einordnen zu können, d. h. Sie wissen in Zukunft genau, wie lange Sie einen Beleg aufbewahren müssen.

Damit Sie nachvollziehen können, was unter den jeweiligen Ausführungen zu den Aufbewahrungsfristen zu verstehen ist, habe ich diese Broschüre mit vielen anschaulichen Beispielen gespickt.

Mir ist natürlich bewusst, dass sich kein Mensch alle Vorschriften merken kann. Sie werden oft genug ein Stück Papier in Händen halten und sich fragen, ob es in den Reißwolf wandern darf oder nicht. Damit Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite sind, habe ich am Schluss dieses Werkes alle wichtigen Unterlagen in alphabetischer Reihenfolge mit den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen aufgelistet. Diese Tabelle wird Ihnen ein guter Ratgeber in allen Zweifelsfällen sein!

Da die meisten Leser aus der betrieblichen Praxis kommen, habe ich darauf verzichtet, langatmige Paragraphenketten zu zitieren. Wer sich für die gesetzlichen Vorschriften interessiert, beachte bitte die Hinweise neben den entsprechenden Textstellen. -- Dieser Text bezieht sich auf eine vergriffene oder nicht verfügbare Ausgabe dieses Titels.